灵活的文档和数据库工具（概念是原型）是有史以来最受欢迎的软件之一，也是当之无愧的。它们最初是作为笔记和维基的地方，这是完美的。然后，因为它们非常灵活，所以它们会不断发展：这里有一个 CRM，那里有一个项目跟踪器，一个轻量级的发票表，一个招聘渠道。有一天，你一抬头，就会发现文档工具已悄然成为一项业务。这是需要注意的时刻，因为这也是它开始崩溃的时刻。
再次是灵活性陷阱。
这是界面更漂亮的电子表格故事。让文档工具成为任何东西的灵活性正是它作为记录系统脆弱的原因。它很乐意让你建立一个“CRM”，但它并没有 知道 客户是什么——因此没有什么可以阻止重复的记录、不一致的字段，或者队友以一种默默地孤立一半数据的方式重组数据库。没有护栏的自由对于笔记来说是美妙的，但对于你的工资单所依赖的东西来说却是危险的。
文档工具成为您的记录系统，就像您破产一样：逐渐，然后突然。
哪里坏了。
它打破了真实业务所具有的界限，而文档工具却没有。 权限： 每个人都可以编辑结构，因此结构是混乱中的一个糟糕的下午。 诚信： 没有什么可以强制要求数字就是数字或客户只存在一次。 连接： “发票”表实际上并不向任何人收费或与您的书籍交谈。 规模： 优雅的数据库在 200 行时运行良好，在 20,000 行时则缓慢爬行和缠结。
这些都不是对工具本身的批评 为了。要求它成为它不是的东西是一种敲门声。一个意外成长为 ERP 的 wiki 作为一个 ERP 将会令人失望，不是因为它是糟糕的软件，而是因为没有人设计它来承载这样的重量，尤其是一次只开发一张表的团队。
保留文档。转移业务。
健康的模式是让灵活的工具在灵活的事情上表现出色——文档、维基、规划、知识——并将承载业务对象（客户、资金、项目、人员）转移到为容纳它们而构建的系统上：具有真正的权限、真正的数据完整性、真正的连接和真正的规模。您不必放弃您喜欢的灵活性。你只需停止要求它也成为它从未被构建成的样子。
我们喜欢灵活的工具并使用它们。但是，文档工具成为您业务的那一天，就是它发挥作用的那一天，而它并不是为之而设计的。保持它的魔力，并为企业本身奠定一个可以弯曲而不破裂的基础。