Hoe een Braziliaanse sportschoolketen de lidmaatschaps- en betalingsinning automatiseerde met Mewayz

Casestudy — Fitnessindustrie

Hoe een Braziliaanse sportschoolketen het innen van lidmaatschappen en betalingen automatiseerde

Força Fitness ging van het verlies van R$38.000/maand door mislukte betalingen naar het runnen van een volledig geautomatiseerde lidmaatschapsengine op twaalf locaties – in minder dan 90 dagen.

Resultaten in één oogopslag

73%

Vermindering van mislukte betalingen

162 uur

Opgeslagen per maand op Admin

R$456K

Jaarlijkse omzet hersteld

41%

Daling van het ledenverloop

Bedrijf: Força Fitness (fictieve composiet gebaseerd op echte industriële patronen)

Locatie: grootstedelijk gebied van São Paulo, Brazilië

Omvang: 12 locaties, 8.400+ actieve leden

Industrie: Gezondheid en fitness

Gebruikte tools: Mewayz CRM, facturering, betalingsautomatisering, e-mailreeksen, bestemmingspagina's

De Braziliaanse sportschoolmarkt: een kans van $ 3,2 miljard met een betalingsprobleem

Brazilië is de op een na grootste sportschoolmarkt ter wereld, na alleen de Verenigde Staten. Volgens de International Health, Racquet & Sportsclub Association (IHRSA) en marktonderzoek van WorldMetrics beschikt het land over meer dan 31.000 fitnessfaciliteiten die ongeveer 9,6 miljoen sportschoolleden bedienen en in 2025 naar schatting $3,2 miljard aan jaaromzet genereren.

Maar onder deze indrukwekkende cijfers schuilt een aanhoudende operationele uitdaging: het innen van betalingen. Uit brancheonderzoeken blijkt dat Braziliaanse sportscholen tussen de 15% en 28% van de verwachte maandelijkse omzet verliezen als gevolg van mislukte betalingen, verlopen kaarten en handmatige factureringsfouten. Voor een middelgrote keten als Força Fitness vertaalde dat gat zich in het verdwijnen van tienduizenden reais elke maand.

Dit is het verhaal van hoe een sportschoolketen het inkomstenlek dichtte en daarbij de hele bedrijfsvoering transformeerde.

De uitdaging: handmatige processen slorpen inkomsten en personeelstijd op

Ricardo Menezes richtte Força Fitness in 2017 op met één locatie in de wijk Pinheiros in São Paulo. Begin 2024 was de keten uitgebreid naar 12 locaties in het grootstedelijk gebied van de stad, met een gecombineerd lidmaatschap van meer dan 8.400 actieve leden.

De groei had echter complexiteit met zich meegebracht. De sportschoolketen draaide op een lappendeken van losgekoppelde tools:

Een oud sportschoolbeheersysteem (alleen desktop, geen API-integraties) voor check-ins

Spreadsheets voor het bijhouden van lidmaatschapsverlengingen en betalingsstatus

Handmatige bankoverschrijvingen en boleto's (een veelgebruikte Braziliaanse betaalmethode) voor facturering

WhatsApp-groepen voor interne communicatie tussen locaties

Een eenvoudige website zonder online aanmeldingsmogelijkheid

"Wij groeiden, maar onze systemen groeiden niet met ons mee. Elke maand was mijn administratief personeel de eerste twee weken alleen maar bezig met het najagen van betalingen. We hadden drie fulltime mensen wier voornaamste taak het was om leden te bellen over achterstallige facturen. Dat was onhoudbaar."

— Ricardo Menezes, oprichter en CEO, Força Fitness

De problemen waren kwantificeerbaar en pijnlijk:

Probleemgebied

Maandelijkse impact

Mislukte of gemiste betalingen

R$38.000 aan niet-geïnde inkomsten

Personeelsuren voor de opvolging van handmatige betalingen

~180 uur op alle locaties

Ledenverlooppercentage (maandelijks)

7,2% – ruim boven de doelstelling van de sector van 4-5%

Onboardingstijd voor nieuwe leden

25-30 minuten per lid (alleen persoonlijk)

Dagen om een factureringsgeschil op te lossen

Gemiddeld 5-8 werkdagen

De financiële tol was groot. Met alleen al R$38.000 per maand aan mislukte betalingen liet de keten R$456.000 per jaar op tafel liggen – genoeg om de opening van een geheel nieuwe locatie te financieren.

Ondertussen zorgde het maandelijkse klantverloop van 7,2% ervoor dat de keten feitelijk elke veertien maanden zijn volledige ledenbestand verving. Een aanzienlijk deel van dat verloop was onvrijwillig: leden van wie de betalingen mislukten en die nooit op de juiste manier opnieuw in dienst kwamen.

Waarom Força Fitness voor Mewayz heeft gekozen

Ricardo's team evalueerde verschillende oplossingen, waaronder sportschoolspecifieke platforms zoals Tecnofit en EVO, maar ook algemene zakelijke tools. De eisen waren duidelijk:

Geautomatiseerde terugkerende betalingen met logica voor opnieuw proberen voor mislukte transacties

CRM-functionaliteit om de levenscycli van leden op alle 12 locaties te volgen

Online aanmelden en zelfbediening voor nieuw en ex

Frequently Asked Questions

What was the main financial challenge Força Fitness was facing?

Força Fitness was losing approximately R$38,000 every month due to failed payment collections. This administrative burden required staff to spend countless hours manually tracking down payments, sending reminders, and updating member statuses. This inefficiency not only hurt their immediate cash flow but also contributed to a higher member churn rate, as lapsed payments often led to cancelled memberships.

How did Mewayz help reduce failed payments by 73%?

Mewayz automated the entire payment collection process. Its system seamlessly integrates with local Brazilian payment gateways, automatically retrying failed transactions with smart logic and sending automated reminders to members for updated payment methods. This hands-off approach ensured payments were collected consistently, recovering R$456,000 in annual revenue that was previously being lost.

How were staff able to save 162 hours per month on administration?

Before Mewayz, staff manually managed billing, chased payments, and updated spreadsheets. The platform's automation handles all of this, freeing up the team to focus on member experience and gym operations instead of tedious administrative tasks. This significant time saving translates into better service and reduced labor costs.

Is a system like this affordable for a multi-location gym chain?

Yes. Mewayz is designed to be highly scalable and cost-effective. With plans starting at $19/month for access to its core modules, the return on investment was clear for Força Fitness. The solution quickly paid for itself by recovering lost revenue and reducing administrative overhead across their 12 locations.