Come una catena di palestre brasiliana ha automatizzato l'iscrizione e la riscossione dei pagamenti con Mewayz

Caso di studio: settore del fitness

Come una catena di palestre brasiliana ha automatizzato l'iscrizione e la riscossione dei pagamenti

Força Fitness è passata dalla perdita di R$ 38.000 al mese a causa di pagamenti falliti alla gestione di un motore di iscrizione completamente automatizzato in 12 sedi, in meno di 90 giorni.

Risultati in breve

73%

Riduzione dei pagamenti non riusciti

162 ore

Salvato al mese su Admin

R$456.000

Entrate annuali recuperate

41%

Diminuzione del tasso di abbandono dei membri

Azienda: Força Fitness (composito immaginario basato su modelli industriali reali)

Località: area metropolitana di San Paolo, Brasile

Dimensioni: 12 sedi, oltre 8.400 membri attivi

Settore: salute e fitness

Strumenti utilizzati: Mewayz CRM, fatturazione, automazione dei pagamenti, sequenze di posta elettronica, pagine di destinazione

Il mercato brasiliano delle palestre: un’opportunità da 3,2 miliardi di dollari con un problema di pagamento

Il Brasile è il secondo mercato di palestre al mondo, dietro solo agli Stati Uniti. Secondo l’International Health, Racquet & Sportsclub Association (IHRSA) e le ricerche di mercato di WorldMetrics, il paese vanta oltre 31.000 strutture per il fitness che servono circa 9,6 milioni di iscritti alle palestre, generando un fatturato annuo stimato di 3,2 miliardi di dollari a partire dal 2025.

Ma dietro questi numeri impressionanti si nasconde una sfida operativa persistente: la riscossione dei pagamenti. Sondaggi di settore indicano che le palestre brasiliane perdono tra il 15% e il 28% delle entrate mensili previste a causa di mancati pagamenti, carte scadute ed errori di fatturazione manuale. Per una catena di medie dimensioni come Força Fitness, questo divario si è tradotto nella scomparsa di decine di migliaia di reais ogni singolo mese.

Questa è la storia di come una catena di palestre ha colmato quella perdita di entrate e, nel frattempo, ha trasformato la sua intera attività.

La sfida: i processi manuali riducono le entrate e il tempo del personale

Ricardo Menezes ha fondato Força Fitness nel 2017 con un'unica sede nel quartiere Pinheiros di San Paolo. All'inizio del 2024, la catena si era espansa a 12 sedi nell'area metropolitana della città, con un totale di oltre 8.400 membri attivi.

La crescita, tuttavia, aveva portato complessità. La catena di palestre funzionava su un mosaico di strumenti sconnessi:

Un sistema di gestione della palestra legacy (solo desktop, nessuna integrazione API) per i check-in

Fogli di calcolo per monitorare i rinnovi dell'abbonamento e lo stato dei pagamenti

Bonifici bancari manuali e boleto (un metodo di pagamento brasiliano comune) per la fatturazione

Gruppi WhatsApp per la comunicazione interna tra sedi

Un sito Web di base senza funzionalità di registrazione online

"Stavamo crescendo, ma i nostri sistemi non crescevano con noi. Ogni mese, il mio staff amministrativo trascorreva le prime due settimane a inseguire i pagamenti. Avevamo tre persone a tempo pieno il cui compito principale era chiamare i membri per le fatture scadute. Era insostenibile."

- Ricardo Menezes, fondatore e CEO, Força Fitness

I problemi erano quantificabili e dolorosi:

Area problematica

Impatto mensile

Pagamenti non riusciti o mancati

R$38.000 di entrate non riscosse

Ore del personale per il follow-up dei pagamenti manuali

~180 ore in tutte le sedi

Tasso di abbandono dei membri (mensile)

7,2% – ben al di sopra dell’obiettivo del settore del 4-5%.

Orario di onboarding del nuovo membro

25-30 minuti per membro (solo di persona)

Giorni per risolvere una controversia sulla fatturazione

5-8 giorni lavorativi in media

Il bilancio finanziario è stato duro. Con 38.000 R$ al mese solo per i mancati pagamenti, la catena lasciava sul tavolo 456.000 R$ all'anno, sufficienti per finanziare l'apertura di una sede completamente nuova.

Nel frattempo, il tasso di abbandono mensile del 7,2% significava che la catena stava effettivamente sostituendo l’intera base di membri ogni 14 mesi. Una parte significativa di tale abbandono è stata involontaria: membri i cui pagamenti non sono riusciti e che non sono mai stati adeguatamente riassunti.

Perché Força Fitness ha scelto Mewayz

Il team di Ricardo ha valutato diverse soluzioni, tra cui piattaforme specifiche per palestre come Tecnofit ed EVO, nonché strumenti aziendali generici. I requisiti erano chiari:

Pagamenti ricorrenti automatizzati con logica di ripetizione per transazioni non riuscite

Funzionalità CRM per tenere traccia del ciclo di vita dei membri in tutte le 12 sedi

Iscrizione online e self-service per nuovi ed ex

Frequently Asked Questions

What was the main financial challenge Força Fitness was facing?

Força Fitness was losing approximately R$38,000 every month due to failed payment collections. This administrative burden required staff to spend countless hours manually tracking down payments, sending reminders, and updating member statuses. This inefficiency not only hurt their immediate cash flow but also contributed to a higher member churn rate, as lapsed payments often led to cancelled memberships.

How did Mewayz help reduce failed payments by 73%?

Mewayz automated the entire payment collection process. Its system seamlessly integrates with local Brazilian payment gateways, automatically retrying failed transactions with smart logic and sending automated reminders to members for updated payment methods. This hands-off approach ensured payments were collected consistently, recovering R$456,000 in annual revenue that was previously being lost.

How were staff able to save 162 hours per month on administration?

Before Mewayz, staff manually managed billing, chased payments, and updated spreadsheets. The platform's automation handles all of this, freeing up the team to focus on member experience and gym operations instead of tedious administrative tasks. This significant time saving translates into better service and reduced labor costs.

Is a system like this affordable for a multi-location gym chain?

Yes. Mewayz is designed to be highly scalable and cost-effective. With plans starting at $19/month for access to its core modules, the return on investment was clear for Força Fitness. The solution quickly paid for itself by recovering lost revenue and reducing administrative overhead across their 12 locations.