పని వద్ద తప్పించుకోవడానికి 3 సంభాషణ-కిల్లర్స్

మీ కార్యాలయ సంభాషణలు ఎందుకు ఫ్లాట్ అవుతున్నాయి - మరియు దాని గురించి ఏమి చేయాలి

మేము తక్షణం ప్రతిదీ యొక్క యుగంలో జీవిస్తున్నాము. స్లాక్ పింగ్‌లు తక్షణ ప్రత్యుత్తరాలను కోరుతున్నాయి. ఇమెయిల్‌లు సెకన్లలో స్కిమ్ చేయబడతాయి. సమావేశాలు 15-నిమిషాల కిటికీలలోకి దూరి ఉంటాయి. వేగంగా కదలడానికి మా రేస్‌లో, మేము నిశ్శబ్దంగా ముఖ్యమైనదాన్ని త్యాగం చేసాము: మా సంభాషణల నాణ్యత. గ్రామర్లీ మరియు ది హారిస్ పోల్ చేసిన 2024 అధ్యయనం ప్రకారం, పేలవమైన వర్క్‌ప్లేస్ కమ్యూనికేషన్ U.S. వ్యాపారాలకు సంవత్సరానికి $1.2 ట్రిలియన్ ఖర్చు అవుతుంది - దాదాపుగా ఒక్కో ఉద్యోగికి $12,506. అయినప్పటికీ చాలా మంది నిపుణులు సమస్యకు దోహదపడుతున్నారని గ్రహించలేరు. నిజం ఏమిటంటే, మీరు చెప్పేది చాలా అరుదుగా ఉంటుంది. సంభాషణలు ప్రారంభించడానికి ముందే వాటిని మూసివేసే సూక్ష్మ అలవాట్ల గురించి ఇది. వీరు సాదాసీదాగా దాక్కున్న సంభాషణ-కిల్లర్లు — మరియు మీరు వారిని గుర్తించడం నేర్చుకుంటే, పనిలో మీ సంబంధాలు మారతాయి.

సంభాషణ-కిల్లర్ #1: రిఫ్లెక్సివ్ సొల్యూషన్

ఎవరైనా మీ కార్యాలయంలోకి, వర్చువల్ లేదా మరేదైనా వెళ్లి, వారు ఎదుర్కొంటున్న సవాలును పంచుకుంటారు. వారు రెండవ వాక్యాన్ని కూడా పూర్తి చేసేలోపు, మీరు ఒక పరిష్కారానికి వెళ్లండి. "మీరు విక్రేతలను మార్చడానికి ప్రయత్నించారా?" లేదా "నిర్వహణకు పెంచండి." ఇది సహాయకరంగా అనిపిస్తుంది. ఇది సమర్థవంతంగా అనిపిస్తుంది. కానీ సంభాషణను చంపడానికి ఇది వేగవంతమైన మార్గాలలో ఒకటి.

మీరు త్వరితగతిన పరిష్కరించినప్పుడు, మీరు చెప్పని సందేశాన్ని పంపుతారు: మిగిలినవి నేను వినవలసిన అవసరం లేదు. అవతలి వ్యక్తి వినలేదని, తీసివేయబడ్డాడని కూడా భావిస్తాడు. హార్వర్డ్ బిజినెస్ స్కూల్ నుండి జరిపిన పరిశోధన ప్రకారం, వింటున్నట్లు భావించే ఉద్యోగులు తమ ఉత్తమమైన పనిని చేయడానికి 4.6 రెట్లు ఎక్కువ శక్తిని పొందే అవకాశం ఉందని కనుగొన్నారు. సొల్యూషన్స్‌కి దూకడం దానిని దూరం చేస్తుంది. ఇది సంభాషణను లావాదేవీగా మారుస్తుంది — మరియు లావాదేవీలు నమ్మకాన్ని పెంచవు.

పరిష్కారం సంక్లిష్టంగా లేదు, కానీ దీనికి క్రమశిక్షణ అవసరం. ఒకే సూచనను అందించే ముందు, కనీసం రెండు తదుపరి ప్రశ్నలను అడగండి. "మీరు ఇప్పటికే ఏమి ఆలోచించారు?" లేదా "మీకు మంచి ఫలితం ఎలా ఉంటుంది?" ఈ ప్రశ్నలు రెండు విషయాలను సాధిస్తాయి: మీరు ప్రతిస్పందించే ముందు అవి మీకు పూర్తి చిత్రాన్ని అందిస్తాయి మరియు వారి దృక్పథం ముఖ్యమని అవతలి వ్యక్తికి చూపుతాయి. వ్యక్తి పరిష్కారం కోరుకోవడం లేదని మీరు తరచుగా కనుగొంటారు — వారు నిజంగా శ్రద్ధ చూపే వారితో బిగ్గరగా ఆలోచించాలని కోరుకున్నారు.

సంభాషణ-కిల్లర్ #2: ది కాంపిటేటివ్ పివట్

నెలరోజుల ఫాలో-అప్ తర్వాత కష్టమైన క్లయింట్‌ని పొందినట్లు ఒక సహోద్యోగి పంచుకున్నారు. ఆ క్షణంతో కూర్చోవడానికి బదులుగా, మీరు ఇలా ప్రత్యుత్తరం ఇస్తారు: "బాగుంది — నేను గత త్రైమాసికంలో దాని కంటే రెండింతలు డీల్‌ని ముగించాను." ఇది పోటీ పైవట్, మరియు ఇది అధిక-పనితీరు గల సంస్కృతులలో అంటువ్యాధి. ప్రతి కథ ఒక్కొక్కటిగా ఉంటుంది. ప్రతి పోరాటం పెద్దదానితో పోల్చబడుతుంది. ప్రతి విజయం గ్రహణం పొందుతుంది.

మనస్తత్వవేత్తలు దీనిని "సంభాషణ నార్సిసిజం" అని పిలుస్తారు, ఈ పదాన్ని సామాజిక శాస్త్రవేత్త చార్లెస్ డెర్బెర్ రూపొందించారు. ఇది సంభాషణలను మీ వైపుకు తిప్పుకునే ధోరణి, తరచుగా మీరు దీన్ని చేస్తున్నారని గ్రహించకుండానే. జర్నల్ ఆఫ్ పర్సనాలిటీ అండ్ సోషల్ సైకాలజీలో ప్రచురించబడిన ఒక అధ్యయనంలో వ్యక్తులు తమ గురించి మాట్లాడుకునే సంభాషణలలో దాదాపు 60% మందిని గడుపుతున్నారని కనుగొన్నారు - మరియు ఆ సంఖ్య సోషల్ మీడియాలో 80%కి చేరుకుంది. కార్యస్థలం మినహాయింపు కాదు. ప్రతి మార్పిడి ఒక సూక్ష్మ పోటీగా మారినప్పుడు, సహచరులు భాగస్వామ్యం చేయడం మానేస్తారు. వారు ఆలోచనలను టేబుల్‌పైకి తీసుకురావడం మానేస్తారు. వారు తప్పు జరుగుతున్న దాని గురించి నిజాయితీగా ఉండటాన్ని ఆపివేస్తారు.

విరుగుడు అనేది డెర్బర్ "మద్దతు ప్రతిస్పందన" మరియు "షిఫ్ట్ ప్రతిస్పందన" అని పిలుస్తుంది. మీ స్వంత అనుభవానికి దారితీసే బదులు, వారితో ఉండండి. ప్రయత్నించండి: "అది నిజమైన పట్టుదలతో ఉన్నట్లు అనిపిస్తుంది — చివరకు వాటిని అధిగమించింది ఏమిటి?" ఈ రకమైన ప్రతిస్పందన సంభాషణను దారి మళ్లించడానికి బదులుగా మరింత లోతుగా చేస్తుంది. దీన్ని ఆచరించే బృందాలు స్థిరంగా బలమైన సహకారాన్ని మరియు తక్కువ అపార్థాలను నివేదిస్తాయి, ఎందుకంటే వ్యక్తులు బహిరంగంగా కమ్యూనికేట్ చేయడానికి తగినంత సురక్షితంగా భావిస్తారు.

సంభాషణ-కిల్లర్ #3: ది మల్టీటాస్కింగ్ మిరాజ్

మీరు వీడియో కాల్‌లో ఉన్నారు. మీ కెమెరా ఆన్‌లో ఉంది. మీరు సరైన క్షణాల్లో తల ఊపుతున్నారు. కానీ మీ కళ్ళు మీ ఇన్‌బాక్స్‌ని స్కాన్ చేస్తున్నాయి, మీ వేళ్లు వేరొకరికి ప్రత్యుత్తరాన్ని అందజేస్తున్నాయి మరియు గత మూడు నిమిషాల్లో మీరు ఒక్క పదాన్ని కూడా గ్రహించలేదు. మీరు దాని నుండి తప్పించుకుంటున్నారని మీరు అనుకుంటున్నారు. మీరు కాదు.

స్టాన్‌ఫోర్డ్ విశ్వవిద్యాలయం నుండి జరిపిన ఒక అధ్యయనం ప్రకారం, భారీ మల్టీ టాస్కర్‌లు సంబంధిత సమాచారాన్ని ఫిల్టర్ చేయడం, టాస్క్‌ల మధ్య మారడం మరియు వర్కింగ్ మెమరీని మెయింటెయిన్ చేయడంలో అధ్వాన్నంగా ఉంటారని కనుగొన్నారు. మరో మాటలో చెప్పాలంటే, మీరు ఒకేసారి రెండు పనులు చేయడం లేదు - మీరు రెండు పనులు పేలవంగా చేస్తున్నారు. మరియు సంభాషణ యొక్క మరొక చివరలో ఉన్న వ్యక్తి దానిని అనుభవించగలడు. మీ ప్రతిస్పందనలలో సూక్ష్మ-ఆలస్యం, కొంచెం ఆఫ్-టార్గెట్ ప్రత్యుత్తరాలు, వారు పంచుకున్న వివరాలపై ఫాలో-అప్ లేకపోవడం - ఇవన్నీ ఎప్పుడూ బిగ్గరగా చెప్పకపోయినా, నమోదు చేయబడతాయి.

ఖర్చు సంచితం. వ్యక్తులు మీ దృష్టిని పూర్తిగా కలిగి లేరని భావించినప్పుడు, వారు మీకు తక్కువ శ్రద్ధ ఇవ్వడం ప్రారంభిస్తారు. సమావేశాలు కార్యరూపం దాల్చుతాయి. ఒకరిపై ఒకరు చెక్‌బాక్స్ వ్యాయామాలు చేస్తారు. కాలక్రమేణా, మీరు నిష్కపటమైన, ఫిల్టర్ చేయని సంభాషణలకు ప్రాప్యతను కోల్పోతారు, ఇక్కడ నిజమైన సమస్యలు తలెత్తుతాయి మరియు నిజమైన ఆలోచనలు పుడతాయి. సరళమైన జోక్యం? సంభాషణ ప్రారంభించే ముందు ప్రతి ఇతర ట్యాబ్ మరియు విండోను మూసివేయండి. ఒక చర్చ మీ పూర్తి దృష్టికి విలువైనది కానట్లయితే, అది బహుశా అస్సలు విలువైనది కాదు — మీరు నిజంగా ఎప్పుడు కనిపించవచ్చనే దాని కోసం దాన్ని మళ్లీ షెడ్యూల్ చేయండి.

మూడింటి వెనుక దాగి ఉన్న నమూనా

మీరు నిశితంగా పరిశీలిస్తే, ఈ ముగ్గురు సంభాషణ-కిల్లర్లు ఒక సాధారణ మూలాన్ని పంచుకుంటారు: అసహనం. రిఫ్లెక్సివ్ పరిష్కారం సమస్యతో అసహనంతో ఉంది. పోటీ పివోట్ వేరొకరి క్షణం పట్ల అసహనంతో ఉంటుంది. మల్టీ టాస్కింగ్ సంభాషణపైనే అసహనంగా ఉంటుంది. ప్రతి సందర్భంలోనూ, అంతర్లీన సందేశం ఒకటే — ఇది నాకు సరిపోయేంత వేగంగా కదలడం లేదు.

మీ వ్యాపారాన్ని నెమ్మదించడానికి వేగవంతమైన మార్గం మీ సంభాషణలను వేగవంతం చేయడం. వ్యక్తులు వినడం ఆపివేసినప్పుడు, వారు సహకారం అందించడం మానేస్తారు — మరియు కోల్పోయిన ఆలోచనలు, చెప్పని ఆందోళనలు మరియు నమ్మకాన్ని చెరిపివేయడం వలన మీరు ఆదా చేస్తున్నట్లు మీరు భావిస్తున్న నిమిషాల కంటే చాలా ఎక్కువ.

పెరుగుతున్న జట్లకు ఇది ప్రత్యేకంగా వర్తిస్తుంది. ఒక కంపెనీ ఐదుగురు వ్యక్తుల నుండి యాభైకి చేరుకున్నప్పుడు, కమ్యూనికేషన్ కష్టతరం కాదు - ఇది పూర్తిగా ఆకారాన్ని మారుస్తుంది. పక్కపక్కనే పని చేయడం ద్వారా వచ్చే సాధారణం, సహజమైన అవగాహన నిర్మాణాత్మక ప్రక్రియలు, డాక్యుమెంట్ చేయబడిన వర్క్‌ఫ్లోలు మరియు డిజిటల్ సాధనాల ద్వారా భర్తీ చేయబడుతుంది. మరియు ఆ సాధనాలు కమ్యూనికేషన్‌ను మానవీయంగా ఉంచడానికి రూపొందించబడకపోతే, సంభాషణ-కిల్లర్లు గుణిస్తారు.

వాస్తవంగా పనిచేసే కమ్యూనికేషన్ సంస్కృతిని నిర్మించడం

సంభాషణ అలవాట్లను పరిష్కరించడం అనేది వ్యక్తులతో మొదలవుతుంది, అయితే మార్పును కొనసాగించడానికి సిస్టమ్‌లు అవసరం. బాగా కమ్యూనికేట్ చేసే బృందాలు కేవలం మెరుగైన వ్యక్తుల నైపుణ్యాలను కలిగి ఉండవు - వాటికి మెరుగైన మౌలిక సదుపాయాలు ఉన్నాయి. ఫీడ్‌బ్యాక్ లూప్‌లు, టాస్క్ హ్యాండ్‌ఆఫ్‌లు మరియు క్లయింట్ ఇంటరాక్షన్‌లు స్పష్టంగా నిర్వహించబడినప్పుడు, సమన్వయం యొక్క పూర్తి బరువును మోయడానికి ప్రతి ఒక్క సంభాషణపై తక్కువ ఒత్తిడి ఉంటుంది.

ఇక్కడే Mewayz వంటి ప్లాట్‌ఫారమ్‌లు ఆచరణాత్మక పాత్ర పోషిస్తాయి. CRM, ప్రాజెక్ట్ మేనేజ్‌మెంట్, హెచ్‌ఆర్, ఇన్‌వాయిసింగ్ మరియు టీమ్ సహకారంతో విస్తరించి ఉన్న 207 ఇంటిగ్రేటెడ్ మాడ్యూల్స్‌తో, మెవేజ్ సంభాషణలను లావాదేవీ మోడ్‌లోకి బలవంతం చేసే కార్యాచరణ శబ్దాన్ని తగ్గిస్తుంది. మీ బృందం నాలుగు వేర్వేరు యాప్‌లలో క్లయింట్ వివరాలను ట్రాక్ చేయడానికి ప్రయత్నించనప్పుడు, మీ సమావేశాలు స్టేటస్ అప్‌డేట్‌లకు బదులుగా వ్యూహంపై దృష్టి పెట్టవచ్చు. భాగస్వామ్య వర్క్‌స్పేస్‌లో టాస్క్ యాజమాన్యం స్పష్టంగా ఉన్నప్పుడు, జవాబుదారీ గ్యాప్‌లకు బదులుగా ఒకరిపై ఒకరు వృద్ధిపై దృష్టి పెట్టవచ్చు.

మనష్యుల సంభాషణను సాఫ్ట్‌వేర్‌తో భర్తీ చేయడం లక్ష్యం కాదు - ప్రతి సంభాషణను అగ్నిమాపకంగా మార్చే ఘర్షణను తొలగించడం. ఉత్తమ కమ్యూనికేషన్ సంస్కృతులు స్పష్టతపై నిర్మించబడ్డాయి మరియు స్థిరమైన శబ్ద సమన్వయం అవసరం లేకుండా ప్రతి ఒక్కరినీ సమలేఖనం చేసే సిస్టమ్‌ల నుండి స్పష్టత వస్తుంది.

ఈ వారం సంభాషణ-కిల్లర్‌లను తొలగించడానికి ఆచరణాత్మక చర్యలు

మీరు కమ్యూనికేట్ చేసే విధానాన్ని మార్చడానికి కంపెనీ వ్యాప్త చొరవ లేదా నాయకత్వం తిరోగమనం అవసరం లేదు. ఇది కాలక్రమేణా సమ్మేళనం చేసే చిన్న, ఉద్దేశపూర్వక మార్పులతో ప్రారంభమవుతుంది. మీరు వెంటనే ఆచరణలో పెట్టగల ఖచ్చితమైన జాబితా ఇక్కడ ఉంది:

• రెండు-ప్రశ్నల నియమాన్ని స్వీకరించండి. ఏదైనా పరిష్కారం లేదా అభిప్రాయాన్ని అందించే ముందు, అవతలి వ్యక్తి పరిస్థితి గురించి కనీసం రెండు వాస్తవమైన ప్రశ్నలను అడగండి. ఇది మీరు ప్రతిస్పందించే ముందు వినమని బలవంతం చేస్తుంది.
• 10-సెకన్ల పాజ్ ప్రాక్టీస్ చేయండి. ఎవరైనా మాట్లాడటం ముగించిన తర్వాత, ప్రతిస్పందించడానికి ముందు పూర్తిగా 10 సెకన్లు వేచి ఉండండి. నిశ్శబ్దం మొదట అసౌకర్యంగా అనిపించవచ్చు, కానీ అది లోతైన ఆలోచన కోసం స్థలాన్ని సృష్టిస్తుంది — మరియు తరచుగా అవతలి వ్యక్తిని మరింత భాగస్వామ్యం చేయమని ప్రేరేపిస్తుంది.
• మీ షిఫ్ట్ ప్రతిస్పందనలను ఆడిట్ చేయండి. ఒక పూర్తి రోజు వరకు, మీరు సంభాషణను మీకే తిరిగి మళ్లించిన ప్రతిసారి గమనించండి. దానిని నిర్ధారించవద్దు - కేవలం లెక్కించండి. అవగాహన ఒక్కటే ప్రవర్తనను మారుస్తుంది.
• మీ సంభాషణలను ఒకే-పని చేయండి. ప్రతి సమావేశం లేదా కాల్‌కు ముందు, మీ ఇమెయిల్‌ను మూసివేసి, నోటిఫికేషన్‌లను నిశ్శబ్దం చేయండి మరియు మీ ఫోన్‌ను ముఖం కింద పెట్టండి. సంభాషణను దాని వ్యవధి కోసం మీ ఏకైక పనిగా పరిగణించండి.
• చర్య అంశంతో కాకుండా ప్రతిబింబంతో ముగించండి. ప్రతి సంభాషణను "కాబట్టి తదుపరి దశ..."తో ముగించే బదులు "ఈ సంభాషణలో మీకు ఏది ప్రత్యేకం?" అని ముగించడానికి ప్రయత్నించండి. ఇది డైనమిక్‌ను లావాదేవీల నుండి అర్థవంతమైనదిగా మారుస్తుంది.

ఇవి సాఫ్ట్ స్కిల్స్ కాదు - ఇవి వ్యూహాత్మక నైపుణ్యాలు. మెకిన్సే పరిశోధన ప్రకారం కనెక్ట్ చేయబడిన, కమ్యూనికేటివ్ బృందాలు వారి తోటివారి కంటే 20-25% ఎక్కువ ఉత్పాదకతను కలిగి ఉంటాయి. మెరుగైన సంభాషణల ROI వియుక్తమైనది కాదు. ఇది వేగవంతమైన నిర్ణయం తీసుకోవడం, తక్కువ టర్నోవర్ మరియు బలమైన క్లయింట్ సంబంధాలలో చూపబడుతుంది.

మీ వ్యాపారాన్ని నిర్మించే సంభాషణలు

ప్రతి వ్యాపారం, దాని ప్రధాన భాగం, సంభాషణల వెబ్. క్లయింట్‌ను గెలుచుకునే పిచ్. కష్టపడుతున్న ఉద్యోగిని రక్షించే చెక్-ఇన్. తదుపరి ఉత్పత్తి లక్షణాన్ని ఉత్పత్తి చేసే మెదడు తుఫాను. ఈ సంభాషణలు పని చేసినప్పుడు, మిగతావన్నీ అనుసరిస్తాయి. వారు చేయనప్పుడు, ఎలాంటి వ్యూహం లేదా సాధనం భర్తీ చేయదు.

మూడు సంభాషణ-కిల్లర్లు - రిఫ్లెక్సివ్ సాల్వింగ్, కాంపిటీటివ్ పివోటింగ్ మరియు క్రానిక్ మల్టీ టాస్కింగ్ - చాలా సాధారణం ఎందుకంటే వారు ఉత్పాదకతను అనుభవిస్తారు. వారు సమర్థతగా భావిస్తారు. కానీ కనెక్షన్ లేకుండా సామర్థ్యం కేవలం శబ్దం. మరియు 138,000 వ్యాపారాలు Mewayz వంటి ప్లాట్‌ఫారమ్‌లలో పనిలో మెకానికల్ భాగాలను క్రమబద్ధీకరించడానికి తమ కార్యకలాపాలను నిర్మిస్తున్న ప్రపంచంలో, మానవ భాగాలు మీ నిజమైన పోటీ ప్రయోజనంగా మారతాయి.

కాబట్టి తదుపరిసారి ఎవరైనా పనిలో మీతో మాట్లాడటం ప్రారంభించినప్పుడు, సరిదిద్దడానికి, పోటీపడటానికి లేదా మీ దృష్టిని విభజించాలనే కోరికను నిరోధించండి. కేవలం వినండి. మీరు వినే వాటిని చూసి మీరు ఆశ్చర్యపోవచ్చు — మరియు అది సాధ్యమయ్యే దాని గురించి.