നിങ്ങളുടെ ബിസിനസ്സ് ചിട്ടപ്പെടുത്തൽ: സ്കെയിൽ ചെയ്യുന്ന പ്രക്രിയകൾ സൃഷ്ടിക്കുന്നു

നിങ്ങളുടെ ബിസിനസ്സ് ചിട്ടപ്പെടുത്തുന്നതാണ് ദൈനംദിന പ്രശ്‌നങ്ങൾക്കപ്പുറം സ്കെയിൽ ചെയ്യാനുള്ള താക്കോൽ. സ്ഥിരത ഉറപ്പാക്കുകയും നിങ്ങളുടെ സമയം സ്വതന്ത്രമാക്കുകയും നിങ്ങളുടെ ടീമിനെ ശാക്തീകരിക്കുകയും ചെയ്യുന്ന, ഡോക്യുമെൻ്റ് ചെയ്തതും ആവർത്തിക്കാവുന്നതുമായ പ്രക്രിയകളിലേക്ക് നിങ്ങളുടെ അതുല്യമായ പ്രവർത്തനരീതിയെ പരിവർത്തനം ചെയ്യുന്നതിനെക്കുറിച്ചാണ് ഇത്. ചെറുകിട ബിസിനസ്സ് ഉടമകളെ സംബന്ധിച്ചിടത്തോളം, ഒരു പ്രധാന കളിക്കാരൻ എന്നതിൽ നിന്ന് നന്നായി എണ്ണയിട്ട യന്ത്രത്തിൻ്റെ തന്ത്രപരമായ നേതാവാകുന്നതിലേക്കുള്ള നിർണായക മാറ്റമാണിത്.

നിങ്ങളുടെ ബിസിനസ്സ് വ്യവസ്ഥാപിതമാക്കുന്നതിൽ നിങ്ങൾ എന്തിന് വിഷമിക്കണം?

നിങ്ങളുടെ കഠിനാധ്വാനവും അവബോധവും കൊണ്ട് ഊർജം പകരുന്ന നിങ്ങളുടെ ബിസിനസ്സ് നന്നായി നടക്കുന്നുണ്ടെന്ന് നിങ്ങൾ കരുതിയേക്കാം. എന്നാൽ ഗോത്രവർഗ വിജ്ഞാനത്തെയും വീരോചിതമായ പ്രയത്നങ്ങളെയും ആശ്രയിക്കുന്നത് നിങ്ങളുടെ വളർച്ചയെ പരിമിതപ്പെടുത്തുകയും പൊള്ളലേൽക്കുന്നതിനുള്ള ഒരു പാചകക്കുറിപ്പാണ്. വ്യവസ്ഥാപിതവൽക്കരണം ബ്യൂറോക്രസി സൃഷ്ടിക്കലല്ല; പ്രവചനാതീതമായ വിജയത്തിനുള്ള അടിത്തറ കെട്ടിപ്പടുക്കുക എന്നതാണ്. പ്രയോജനങ്ങൾ പെട്ടെന്നുള്ളതും ആഴമേറിയതുമാണ്:

• സ്ഥിരത: എല്ലാ ഉപഭോക്താക്കൾക്കും എല്ലാ സമയത്തും ഒരേ ഉയർന്ന നിലവാരമുള്ള അനുഭവം ലഭിക്കും.
• കാര്യക്ഷമത: ഒപ്റ്റിമൈസ് ചെയ്ത പാത പിന്തുടർന്ന് പാഴായ സമയവും വിഭവങ്ങളും ഇല്ലാതാക്കുക.
• സ്കേലബിളിറ്റി: പുതിയ ടീം അംഗങ്ങളെ വേഗത്തിലാക്കുകയും ആത്മവിശ്വാസത്തോടെ നിയോഗിക്കുകയും ചെയ്യുക.
• സമ്മർദം കുറയുന്നു: ബിസിനസ്സ് തകരാതെ തന്നെ അതിൽ നിന്ന് മാറിനിൽക്കാനുള്ള സ്വാതന്ത്ര്യം നിങ്ങൾക്ക് ലഭിക്കും.
• വർദ്ധിച്ച മൂല്യം: വ്യവസ്ഥാപിതമായ ബിസിനസ്സ് കൂടുതൽ മൂല്യവത്തായതും വിൽക്കാവുന്നതുമായ ഒരു ആസ്തിയാണ്.

നിങ്ങളുടെ ബിസിനസ്സ് സിസ്റ്റം നിർമ്മിക്കുന്നതിനുള്ള ആദ്യ ഘട്ടങ്ങൾ എന്തൊക്കെയാണ്?

എല്ലാം ഡോക്യുമെൻ്റ് ചെയ്യുക എന്ന ആശയം അമിതമായി അനുഭവപ്പെടും. ചെറുതായി ആരംഭിച്ച് ആഘാതത്തിൽ ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കുക എന്നതാണ് രഹസ്യം. ഒരു ആഴ്ചയിൽ നിങ്ങളുടെ മുഴുവൻ കമ്പനിയും വ്യവസ്ഥാപിതമാക്കാൻ ശ്രമിക്കരുത്. നിങ്ങളുടെ വരുമാനം വർദ്ധിപ്പിക്കുകയും നിങ്ങളുടെ ഉപഭോക്താക്കളെ സേവിക്കുകയും ചെയ്യുന്ന പ്രധാന പ്രവർത്തനങ്ങളിൽ നിന്ന് ആരംഭിക്കുക.

"നിങ്ങളുടെ ലക്ഷ്യം ഓരോ ജോലിയും രേഖപ്പെടുത്തുക എന്നതല്ല, മറിച്ച് നിങ്ങളുടെ ഫലങ്ങളുടെ 80% നയിക്കുന്ന നിർണായകമായ 20% പ്രക്രിയകൾ പിടിച്ചെടുക്കുക എന്നതാണ്."

സെയിൽസ്, മാർക്കറ്റിംഗ്, കസ്റ്റമർ ഓൺബോർഡിംഗ്, ഉൽപ്പന്ന ഡെലിവറി എന്നിവ പോലുള്ള നിങ്ങളുടെ പ്രധാന പ്രവർത്തന മേഖലകൾ ലിസ്റ്റ് ചെയ്തുകൊണ്ട് ആരംഭിക്കുക. ഇവയ്ക്കുള്ളിൽ, വിജയത്തിന് നിർണായകമായ ആവർത്തിച്ചുള്ള ജോലികൾ തിരിച്ചറിയുക. ഉദാഹരണത്തിന്, നിങ്ങളുടെ "പുതിയ ക്ലയൻ്റ് ഓൺബോർഡിംഗ്" പ്രക്രിയ നിങ്ങളുടെ ആദ്യ സിസ്റ്റത്തിന് അനുയോജ്യമായ ഒരു കാൻഡിഡേറ്റാണ്.

നിങ്ങൾ എങ്ങനെയാണ് ഒരു പ്രോസസ്സ് ഫലപ്രദമായി ഡോക്യുമെൻ്റ് ചെയ്യുന്നത്?

ഫലപ്രദമായ ഡോക്യുമെൻ്റേഷൻ വ്യക്തവും ആക്സസ് ചെയ്യാവുന്നതും പ്രവർത്തനക്ഷമവുമാണ്. ആരും വായിക്കാത്ത ദൈർഘ്യമേറിയ നോവൽ ആകരുത്. നിങ്ങളുടെ ടീമിലെ ആർക്കും പിന്തുടരാൻ കഴിയുന്ന ലളിതവും ഘട്ടം ഘട്ടമായുള്ള നിർദ്ദേശങ്ങളുമാണ് മികച്ച പ്രോസസ് ഗൈഡുകൾ.

1. പ്രക്രിയ തിരിച്ചറിയുക: "ഒരു ബ്ലോഗ് പോസ്റ്റ് പ്രസിദ്ധീകരിക്കൽ" അല്ലെങ്കിൽ "ഒരു റീഫണ്ട് പ്രോസസ്സ് ചെയ്യുന്നു" പോലെയുള്ള ഒരു നിർദ്ദിഷ്ട പ്രക്രിയ തിരഞ്ഞെടുക്കുക.
2. ഘട്ടങ്ങൾ ലിസ്റ്റുചെയ്യുക: തുടക്കം മുതൽ അവസാനം വരെ ആവശ്യമായ എല്ലാ പ്രവർത്തനങ്ങളും എഴുതുക. ഒരു അറിവും കരുതരുത്.
3. ഉടമസ്ഥാവകാശം ഏൽപ്പിക്കുക: ഓരോ ഘട്ടത്തിനും ഉത്തരവാദി ആരാണെന്ന് നിശ്ചയിക്കുക. ഇത് ഉത്തരവാദിത്തം സൃഷ്ടിക്കുന്നു.
4. വിഭവങ്ങൾ ശേഖരിക്കുക: പ്രക്രിയ പൂർത്തിയാക്കാൻ ആവശ്യമായ ടെംപ്ലേറ്റുകൾ, ടൂളുകൾ, ഫയലുകൾ എന്നിവയിലേക്കുള്ള ലിങ്കുകൾ ഉൾപ്പെടുത്തുക.
5. വിഷ്വലുകൾ ചേർക്കുക: സ്ക്രീൻഷോട്ടുകൾ അല്ലെങ്കിൽ ഹ്രസ്വ വീഡിയോ ലൂം റെക്കോർഡിംഗുകൾ സങ്കീർണ്ണമായ ഘട്ടങ്ങൾ കൂടുതൽ വ്യക്തമാക്കും.
6. കേന്ദ്രമായി സംഭരിക്കുക: ഒരു സമർപ്പിത ഫോൾഡർ അല്ലെങ്കിൽ ഒരു ബിസിനസ് OS പ്ലാറ്റ്ഫോം പോലെ, നിങ്ങളുടെ എല്ലാ ഡോക്യുമെൻ്റേഷനുകളും ആക്സസ് ചെയ്യാവുന്ന ഒരിടത്ത് സൂക്ഷിക്കുക.

ബിസിനസ്സ് സിസ്റ്റങ്ങൾ കൈകാര്യം ചെയ്യാൻ നിങ്ങളെ സഹായിക്കുന്ന ഉപകരണങ്ങൾ ഏതാണ്?

നിങ്ങൾക്ക് ഒരു ലളിതമായ Google ഡോക് ഉപയോഗിച്ച് ആരംഭിക്കാൻ കഴിയുമെങ്കിലും, സിസ്റ്റമൈസേഷൻ തടസ്സമില്ലാത്തതാക്കാനും നിങ്ങളുടെ ദൈനംദിന വർക്ക്ഫ്ലോയിൽ സംയോജിപ്പിക്കാനുമാണ് സമർപ്പിത ടൂളുകൾ രൂപകൽപ്പന ചെയ്തിരിക്കുന്നത്. Mewayz പോലെയുള്ള ഒരു സമഗ്രമായ ബിസിനസ്സ് ഓപ്പറേറ്റിംഗ് സിസ്റ്റം ഈ കൃത്യമായ ആവശ്യത്തിനായി നിർമ്മിച്ചതാണ്.

പ്രക്രിയകൾ ഡോക്യുമെൻ്റുകൾ, സ്‌പ്രെഡ്‌ഷീറ്റുകൾ, ഇമെയിലുകൾ എന്നിവയിൽ ചിതറിക്കിടക്കുന്നതിനുപകരം, ഒരു ബിസിനസ് ഒഎസ് എല്ലാറ്റിനെയും കേന്ദ്രീകരിക്കുന്നു. നിങ്ങൾക്ക് പ്രോസസ്സ് ടെംപ്ലേറ്റുകൾ സൃഷ്ടിക്കാനും ഡോക്യുമെൻ്റേഷനിൽ നിന്ന് നേരിട്ട് ടാസ്ക്കുകൾ നൽകാനും പൂർത്തിയാക്കൽ ട്രാക്ക് ചെയ്യാനും കഴിയും-എല്ലാം നിങ്ങളുടെ മുഴുവൻ ടീമും ഉപയോഗിക്കുന്ന ഒരൊറ്റ പ്ലാറ്റ്ഫോമിൽ. ഇത് നിങ്ങളുടെ സ്റ്റാറ്റിക് ഡോക്യുമെൻ്റേഷനെ നിങ്ങളുടെ ബിസിനസ്സ് സജീവമായി പ്രവർത്തിപ്പിക്കുന്ന ഒരു ഡൈനാമിക് സിസ്റ്റമാക്കി മാറ്റുന്നു.

നിങ്ങളുടെ സിസ്റ്റങ്ങൾ പിന്തുടരുന്നുണ്ടെന്നും മെച്ചപ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ടെന്നും എങ്ങനെ ഉറപ്പാക്കും?

ഒരു സിസ്റ്റം സൃഷ്ടിക്കുന്നത് യുദ്ധത്തിൻ്റെ പകുതി മാത്രമാണ്; മറ്റേ പകുതി ദത്തെടുക്കലും തുടർച്ചയായ പുരോഗതിയും ഉറപ്പാക്കുന്നു. ഉപയോഗിക്കാതെ ഇരിക്കുന്ന ഒരു സംവിധാനം വിലപ്പോവില്ല. നിങ്ങളുടെ പ്രോസസുകളെ നിങ്ങളുടെ കമ്പനി സംസ്കാരത്തിൻ്റെ ജീവനുള്ള ഭാഗമാക്കുക.

ആദ്യം, സൃഷ്ടിക്കൽ പ്രക്രിയയിൽ നിങ്ങളുടെ ടീമിനെ ഉൾപ്പെടുത്തുക. തടസ്സങ്ങളും മെച്ചപ്പെടുത്തലുകളും തിരിച്ചറിയുന്നതിന് അവരുടെ ഇൻപുട്ട് വിലമതിക്കാനാവാത്തതാണ്. രണ്ടാമതായി, പുതിയ സംവിധാനങ്ങളെക്കുറിച്ച് എല്ലാവരെയും പരിശീലിപ്പിക്കുകയും അവരുടെ പിന്നിലെ "എന്തുകൊണ്ട്" വിശദീകരിക്കുകയും ചെയ്യുക. അവസാനമായി, ഫീഡ്‌ബാക്കും മാറുന്ന ബിസിനസ്സ് ആവശ്യങ്ങളും അടിസ്ഥാനമാക്കി നിങ്ങളുടെ പ്രക്രിയകൾ പരിഷ്‌കരിക്കുന്നതിന് പതിവായി അവലോകനങ്ങൾ ഷെഡ്യൂൾ ചെയ്യുക-ഒരുപക്ഷേ ത്രൈമാസികം. തുടർച്ചയായ പുരോഗതിയുടെ ഒരു സംസ്കാരം സൃഷ്ടിക്കുക എന്നതാണ് ലക്ഷ്യം.

പതിവ് ചോദിക്കുന്ന ചോദ്യങ്ങൾ

ഒരു ചെറുകിട ബിസിനസ് സംവിധാനം ചെയ്യാൻ എത്ര സമയമെടുക്കും?

ഇതൊരു മാരത്തൺ ആണ്, സ്പ്രിൻ്റ് അല്ല. ആഴ്ചയിൽ ഒരു പ്രധാന പ്രക്രിയ ഡോക്യുമെൻ്റ് ചെയ്തുകൊണ്ട് ആരംഭിക്കുക. ഒരു മാസത്തിനുള്ളിൽ, നിങ്ങൾക്ക് നാല് പ്രധാന സംവിധാനങ്ങൾ ഉണ്ടായിരിക്കും, അത് ഇതിനകം തന്നെ കാര്യമായ കാര്യക്ഷമത നേട്ടങ്ങൾ സൃഷ്ടിക്കും. വേഗതയേക്കാൾ സ്ഥിരത പ്രധാനമാണ്.

കർക്കശമായ പ്രക്രിയകൾ നമ്മുടെ സർഗ്ഗാത്മകതയെയും വഴക്കത്തെയും നശിപ്പിക്കില്ലേ?

അല്ല. നല്ല സംവിധാനങ്ങൾ യഥാർത്ഥത്തിൽ സർഗ്ഗാത്മകത വളർത്തുന്ന ഒരു സുസ്ഥിരമായ അടിത്തറ നൽകുന്നു. ആവർത്തിച്ചുള്ളതും പ്രവചിക്കാവുന്നതുമായ ജോലികൾ ഓട്ടോമേറ്റ് ചെയ്യുന്നതിലൂടെ, നൂതനമായ പ്രശ്‌നപരിഹാരത്തിലും തന്ത്രപരമായ ചിന്തയിലും ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കാൻ നിങ്ങളുടെ ടീമിന് മാനസിക ഊർജവും സമയവും നിങ്ങൾ സ്വതന്ത്രമാക്കുന്നു.

ഒരു ചെക്ക്‌ലിസ്റ്റും യഥാർത്ഥ ബിസിനസ് സിസ്റ്റവും തമ്മിലുള്ള വ്യത്യാസം എന്താണ്?

ഒരു സിസ്റ്റത്തിൻ്റെ ഒരു ഘടകമാണ് ചെക്ക്‌ലിസ്റ്റ്. ഒരു യഥാർത്ഥ ബിസിനസ്സ് സിസ്റ്റത്തിൽ സ്റ്റെപ്പുകൾ (ചെക്ക്‌ലിസ്റ്റ്) മാത്രമല്ല, ടൂളുകൾ, ടെംപ്ലേറ്റുകൾ, നിയുക്ത റോളുകൾ, ആവശ്യമുള്ള ഫലങ്ങൾ എന്നിവയും ഉൾപ്പെടുന്നു. ഒരു നിർദ്ദിഷ്‌ട ഫലം എങ്ങനെ നേടാം എന്നതിൻ്റെ പൂർണ്ണമായ ചട്ടക്കൂടാണിത്.

നിങ്ങളുടെ ബിസിനസ്സ് ചിട്ടപ്പെടുത്തുന്നതാണ് അതിൻ്റെ ഭാവിയിൽ നിങ്ങൾക്ക് ചെയ്യാൻ കഴിയുന്ന ഏറ്റവും ശക്തമായ നിക്ഷേപം. അത് അരാജകത്വത്തെ വ്യക്തതയിലേക്കും പരിശ്രമത്തെ കാര്യക്ഷമതയിലേക്കും മാറ്റുന്നു. നിങ്ങളുടെ ബിസിനസ്സ് അർഹിക്കുന്ന സ്കെയിലബിൾ ഫൗണ്ടേഷൻ നിർമ്മിക്കാൻ തയ്യാറാണോ?