Kā aizstāt 10 SaaS rīkus ar vienu platformu

Vidējs mazais uzņēmums izmanto 10–15 SaaS rīkus, tērējot no 300 līdz 1000 USD mēnesī vien par abonementiem. Pievienojiet slēptās izmaksas par konteksta pārslēgšanu starp lietotnēm — aptuveni 15 stundas nedēļā saskaņā ar Harvard Business Review — un jūsu tehnoloģiju komplekts varētu būt jūsu lielākais produktivitātes kritējs.

Lūk, kā pārbaudīt to, kas jums ir, aprēķināt patiesās izmaksas un apvienot visu vienā platformā.

SaaS izplešanās problēma

Katrs jūsu pievienotais rīks rada papildu izmaksas:

• Abonementa izmaksas: 10 ASV dolāri šeit, 30 ASV dolāri tur — tas kopā veido simtus mēnesī.
• Integrācijas uzturēšana: Zapier savienojumi pārtrūkst. API mainās. Dati netiek sinhronizēti.
• Konteksta maiņa: pārslēgšanās starp lietotnēm vairāk nekā 10 reizes stundā iznīcina dziļu darbu.
• Drošības risks: katrs rīks ir cita uzbrukuma virsma, cita parole, cits piegādātājs ar jūsu datiem.
• Ieslēgšanās: jaunajiem komandas dalībniekiem ir nepieciešami konti un apmācība par katru rīku.

1. darbība: pārbaudiet savu pašreizējo kopu

Atveriet izklājlapu un uzskaitiet visus jūsu uzņēmuma izmantotos rīkus. Katrai no tām ierakstiet:

2. darbība. Aprēķiniet patiesās izmaksas

Abonēšanas cena ir tikai daļa no stāsta. Faktors:

• Laika izmaksas: ja pavadāt 30 minūtes dienā, pārvaldot vairākus rīkus, tas ir vairāk nekā 10 stundas mēnesī. Pie 50 ASV dolāriem stundā tas nozīmē, ka produktivitāte ir zaudēta 500 $.
• Integrācijas izmaksas: Zapier plāni (20–70 USD mēnesī), starpprogrammatūras uzturēšanas laiks, datu sinhronizācijas kļūmes.
• Iespējamās izmaksas: laiks, kas pavadīts administratora darbā, nevis darbības, kas rada ieņēmumus.

Reālas 7 rīku kopas izmaksas: 300–700 ASV dolāri mēnesī, ja iekļaujat visu.

3. darbība: nosakiet universālās ierīces nomaiņu

Jūsu rezerves platformai ir jāaptver vismaz 80% no jūsu pašreizējo rīku funkcijām. Pārbaudiet:

• CRM un kontaktpersonu pārvaldība
• Rēķinu izrakstīšana un finanšu izsekošana
• Projektu un uzdevumu pārvaldība
• E-pasta mārketings un automatizācija
• Tīmekļa vietņu un galveno lapu veidotājs
• Rezervēšana un plānošana
• Palīdzības dienests un klientu atbalsts
• E-komercija (ja piemērojama)

Mewayz sedz visus šos un vairāk nekā 200 papildu moduļus par 49 ASV dolāriem mēnesī ar neierobežotu lietotāju skaitu.

4. darbība. Izveidojiet migrācijas plānu

Nepārslēdziet visu uzreiz. Izpildiet šo secību:

1. 1. nedēļa: iestatiet savu jauno platformu. Importējiet kontaktpersonas un klientu datus.
2. 2. nedēļa: migrējiet CRM un rēķinus (jūsu vissvarīgākie dati).
3. 3. nedēļa: pārvietojiet projektu vadības paneļus un e-pasta mārketinga sarakstus.
4. 4. nedēļa: pārejas vietne, rezervēšana un atlikušie rīki.
5. 5. nedēļa: atceliet vecos abonementus pēc tam, kad esat apstiprinājis, ka viss darbojas.

Svarīgi! Pirms jebkādas darbības atcelšanas palaidiet vecās un jaunās sistēmas paralēli vismaz vienu nedēļu.

5. darbība: pārbaudiet un apstipriniet

Pirms apņemšanās izmantot bezmaksas izmēģinājuma versiju, lai pārbaudītu:

• Vai varat atrast visus savus kontaktus un piedāvājumus?
• Vai rēķinu izrakstīšana darbojas ar jūsu maksājumu apstrādātāju?
• Vai jūsu komanda var efektīvi pārvaldīt projektus?
• Vai e-pasta kampaņas sūta un izseko pareizi?

Reāls piemērs: 5 rīku aizstāšana ar Mewayz

Ārštata mārketinga konsultante Sāra maksāja USD 115 mēnesī, izmantojot piecus rīkus:

• Mailchimp ($13/mēn) → Mewayz e-pasta mārketings
• Trello (10 $/mēn.) → Mewayz projektu vadība
• FreshBooks ($17/mēn.) → Mewayz rēķini
• Calendly ($10/mēn.) → Mewayz rezervēšana
• Squarespace ($ 16/mēn.) → Mewayz Website Builder

Pēc pārejas uz Mewayz sākuma plānu (49 ASV dolāri mēnesī) viņa ietaupa 66 ASV dolārus mēnesī (792 ASV dolāri gadā), vienlaikus iegūstot piekļuvi vairāk nekā 200 papildu moduļiem, kas viņai iepriekš nebija pieejami, tostarp CRM, palīdzības dienestam, personāla rīkiem un e-komercijai.

Bieži uzdotie jautājumi

Kā es varu zināt, vai man ir pārāk daudz SaaS rīku?

Ja katru dienu piesakāties vairāk nekā 5 dažādās platformās, abonementiem tērējat vairāk nekā 100 ASV dolāru mēnesī vai zaudējat laiku konteksta maiņas un integrācijas problēmām, iespējams, jums ir SaaS izplešanās, kas varētu gūt labumu no konsolidācijas.

Vai, mainot platformu, es zaudēšu datus?

Ne, ja plānojat rūpīgi. Pirms atcelšanas eksportējiet datus no katra rīka, importējiet savā jaunajā platformā un palaidiet abus paralēli vismaz nedēļu, lai pārbaudītu, vai nekas netrūkst.

Ko darīt, ja platforma "viss vienā" nedara vienu darbību tikpat labi kā specializētais rīks?

Tās ir pamatotas bažas. Tiek piemērots 80/20 noteikums — ja universālais rīks sedz 80% no katra specializētā rīka darbības, laika un izmaksu ietaupījums no konsolidācijas parasti pārsniedz 20% funkciju trūkumu. Saglabājiet specializētu rīku tikai tad, ja tas patiešām ir neaizstājams jūsu darbplūsmai.