Kaip pakeisti 10 SaaS įrankių viena platforma

Vidutinė maža įmonė naudoja 10–15 „SaaS“ įrankių ir vien prenumeratai išleidžia nuo 300 iki 1 000 USD per mėnesį. Pridėkite paslėptą kontekstinio perjungimo tarp programų kainą – pagal Harvard Business Review apytiksliai 15 valandų per savaitę – ir jūsų technologijų krūva gali būti didžiausia jūsų produktyvumo žudikė.

Štai kaip patikrinti, ką turite, apskaičiuoti tikrąją kainą ir sujungti viską į vieną platformą.

SaaS išplitimo problema

Kiekvienas jūsų pridėtas įrankis sukuria papildomų išlaidų:

• Prenumeratos mokesčiai: 10 USD čia, 30 USD ten – per mėnesį priskaičiuojama iki šimtų.
• Integravimo priežiūra: „Zapier“ ryšiai nutrūksta. API keičiasi. Duomenys nesinchronizuojami.
• Konteksto perjungimas: perjungimas iš vienos programos į kitą 10 ir daugiau kartų per valandą sunaikina gilų darbą.
• Saugos rizika: kiekvienas įrankis yra kitas atakos paviršius, kitas slaptažodis, kitas jūsų duomenų tiekėjas.
• Įdiegimo trintis: naujiems komandos nariams reikia paskyrų ir mokymų apie kiekvieną įrankį.

1 veiksmas: patikrinkite esamą krūvą

Atidarykite skaičiuoklę ir išvardykite visus įrankius, kuriuos naudoja jūsų įmonė. Kiekvienam iš jų įrašykite:

2 veiksmas: apskaičiuokite tikrąją kainą

Prenumeratos kaina yra tik dalis istorijos. Veiksniai:

• Laiko kaina: jei tvarkydami kelis įrankius praleidžiate 30 minučių per dieną, tai yra daugiau nei 10 valandų per mėnesį. Kai 50 USD per valandą, tai yra 500 USD prarastas produktyvumas.
• Integravimo kaina: „Zapier“ planai (20–70 USD per mėnesį), tarpinės programinės įrangos priežiūros laikas, duomenų sinchronizavimo gedimai.
• Galimybinis mokestis: laikas, praleistas administratoriui, o ne pajamas generuojančiai veiklai.

Reali bendra 7 įrankių krūvos kaina: 300–700 USD per mėnesį, kai įtrauksite viską.

3 veiksmas: nustatykite „viskas viename“ pakeitimą

Jūsų pakaitinė platforma turėtų apimti bent 80 % dabartinių įrankių funkcijų. Patikrinkite:

• CRM ir kontaktų valdymas
• Sąskaitų faktūrų išrašymas ir finansų stebėjimas
• Projektų ir užduočių valdymas
• El. pašto rinkodara ir automatizavimas
• Svetainės ir nukreipimo puslapių kūrimo priemonė
• Užsakymas ir planavimas
• Pagalbos tarnyba ir klientų aptarnavimas
• El. prekyba (jei taikoma)

Mewayz apima visus šiuos ir 200 ir daugiau papildomų modulių už 49 USD per mėnesį butą su neribotais naudotojais.

4 veiksmas: sukurkite perkėlimo planą

Neperjunkite visko iš karto. Vykdykite šią tvarką:

1. 1 savaitė: nustatykite naują platformą. Importuokite kontaktus ir klientų duomenis.
2. 2 savaitė: perkelkite CRM ir sąskaitų faktūrų išrašymą (svarbiausi jūsų duomenys).
3. 3 savaitė: perkelkite projektų valdymo lentas ir rinkodaros el. paštu sąrašus.
4. 4 savaitė: svetainės perėjimas, užsakymas ir likę įrankiai.
5. 5 savaitė: atšaukite senas prenumeratas patvirtinę, kad viskas veikia.

Svarbu: prieš ką nors atšaukdami, lygiagrečiai paleiskite senas ir naujas sistemas bent vieną savaitę.

5 veiksmas: patikrinkite ir patvirtinkite

Prieš įsipareigodami naudokite nemokamą bandomąją versiją, kad patvirtintumėte:

• Ar galite rasti visus savo kontaktus ir pasiūlymus?
• Ar sąskaitų faktūrų išrašymas veikia su mokėjimų apdorojimo įrenginiu?
• Ar jūsų komanda gali efektyviai valdyti projektus?
• Ar el. pašto kampanijos tinkamai siunčiamos ir stebimos?

Tikras pavyzdys: 5 įrankių pakeitimas Mewayz

Sara, laisvai samdoma rinkodaros konsultantė, mokėjo 115 USD per mėnesį naudodama penkis įrankius:

• Mailchimp (13 USD per mėnesį) → „Mewayz“ el. pašto rinkodara
• Trello (10 USD per mėnesį) → „Mewayz“ projektų valdymas
• FreshBooks (17 USD per mėnesį) → „Mewayz“ sąskaitų faktūrų išrašymas
• Calendly (10 USD per mėnesį) → „Mewayz“ užsakymas
• Squarespace (16 USD per mėnesį) → „Mewayz“ svetainių kūrimo priemonė

Persijungusi į „Mewayz“ pradinį planą (49 USD per mėnesį), ji sutaupo 66 USD per mėnesį (792 USD per metus) ir gauna prieigą prie daugiau nei 200 papildomų modulių, kurių anksčiau neturėjo, įskaitant CRM, pagalbos tarnybą, personalo įrankius ir el. prekybą.

Dažniausiai užduodami klausimai

Kaip sužinoti, ar turiu per daug SaaS įrankių?

Jei kasdien prisijungiate prie 5 ir daugiau skirtingų platformų, prenumeratai išleidžiate daugiau nei 100 USD per mėnesį arba prarandate laiko dėl konteksto perjungimo ir integravimo problemų, tikėtina, kad „SaaS“ išplitimas būtų naudingas konsoliduojant.

Ar aš prarasiu duomenis keisdamas platformą?

Ne, jei kruopščiai planuojate. Eksportuokite duomenis iš kiekvieno įrankio prieš atšaukdami, importuokite į naują platformą ir paleiskite abu lygiagrečiai bent savaitę, kad patikrintumėte, ar nieko netrūksta.

Ką daryti, jei platforma „viskas viename“ neatlieka vieno dalyko taip gerai, kaip specializuotas įrankis?

Tai pagrįstas susirūpinimas. Taikoma 80/20 taisyklė – jei „viskas viename“ apima 80 % kiekvieno specializuoto įrankio, sutaupoma laiko ir sąnaudų dėl konsolidavimo paprastai viršija 20 % funkcijų atotrūkį. Laikykite specializuotą įrankį, tik jei jis tikrai nepakeičiamas jūsų darbo eigai.