Kerfið fyrirtæki þitt: Búðu til ferla í stærðargráðu

Kerfisvæðing fyrirtækis þíns er lykillinn að því að stækka út fyrir daglegt amstur. Þetta snýst um að breyta einstöku vinnubrögðum þínum í skjalfest, endurtekin ferli sem tryggja samræmi, losa um tíma og styrkja teymið þitt. Fyrir eigendur lítilla fyrirtækja er þetta mikilvæg breyting frá því að vera lykilmaður í að verða stefnumótandi leiðtogi vel smurðrar vélar.

Hvers vegna ættir þú að nenna að koma fyrirtækinu þínu í kerfi?

Þú gætir haldið að fyrirtækið þitt gangi vel, knúið áfram af mikilli vinnu og innsæi. En að treysta á ættbálkaþekkingu og hetjulega viðleitni er uppskrift að kulnun og takmarkar vöxt þinn. Kerfisvæðing snýst ekki um að skapa skrifræði; þetta snýst um að byggja grunn að fyrirsjáanlegum árangri. Ávinningurinn er strax og mikill:

• Samkvæmni: Sérhver viðskiptavinur fær sömu hágæða upplifunina, í hvert skipti.
• Skilvirkni: Fjarlægðu sóun á tíma og fjármagni með því að fara á fínstillta leið.
• Sveigjanleiki: Farðu hraðar um borð í nýja liðsmenn og sendir með sjálfstrausti.
• Minni streita: Þú færð frelsi til að hverfa frá fyrirtækinu án þess að það falli í sundur.
• Aukið verðmæti: Kerfisbundið fyrirtæki er verðmætari, seljanlegri eign.

Hver eru fyrstu skrefin til að byggja upp viðskiptakerfin þín?

Hugmyndin um að skrásetja allt getur verið yfirþyrmandi. Leyndarmálið er að byrja smátt og einbeita sér að áhrifum. Ekki reyna að kerfissetja allt fyrirtækið þitt á einni viku. Byrjaðu á kjarnastarfseminni sem knýr tekjur þínar og þjónar viðskiptavinum þínum.

"Markmið þitt er ekki að skrásetja hvert einasta verkefni, heldur að fanga mikilvæg 20% ferla sem knýja áfram 80% af niðurstöðum þínum."

Byrjaðu á því að skrá helstu rekstrarsvið þín, svo sem sölu, markaðssetningu, inngöngu viðskiptavina og vöruafhendingu. Innan þeirra, auðkenndu endurtekin verkefni sem skipta sköpum fyrir árangur. Til dæmis, "Nýr viðskiptavinur um borð" ferlið þitt er fullkominn kandídat fyrir fyrsta kerfið þitt.

Hvernig skrásetur þú ferli á áhrifaríkan hátt?

Árangursrík skjöl eru skýr, aðgengileg og framkvæmanleg. Þetta ætti ekki að vera löng skáldsaga sem enginn les. Bestu ferlaleiðbeiningarnar eru einfaldar, skref-fyrir-skref leiðbeiningar sem allir í teyminu þínu geta fylgt.

1. Auðkenna ferlið: Veldu eitt tiltekið ferli, eins og "Bloggfærsla" eða "Að vinna endurgreiðslu."
2. Skrá skrefin: Skrifaðu niður hverja einustu aðgerð sem þarf, frá upphafi til enda. Ekki gera ráð fyrir neinni þekkingu.
3. Úthluta eignarhaldi: Tilgreina hver ber ábyrgð á hverju skrefi. Þetta skapar ábyrgð.
4. Safnaðu tilföngum: Láttu tengla á sniðmát, verkfæri og skrár fylgja með til að klára ferlið.
5. Bæta við myndefni: Skjáskot eða stuttar myndbandsupptökur Loom geta gert flókin skref mun skýrari.
6. Geymdu miðlægt: Geymdu öll skjölin þín á einum aðgengilegum stað, eins og sérstakri möppu eða stýrikerfi fyrirtækja.

Hvaða verkfæri geta hjálpað þér að stjórna viðskiptakerfum?

Þó að þú getir byrjað með einfalt Google skjal, eru sérstök verkfæri hönnuð til að gera kerfissetningu óaðfinnanlega og samþætta daglegu vinnuflæðinu þínu. Alhliða viðskiptastýrikerfi, eins og Mewayz, er smíðað nákvæmlega fyrir þennan tilgang.

Í stað þess að hafa ferla á víð og dreif um skjöl, töflureikna og tölvupóst, miðstýrir fyrirtækisstýrikerfi öllu. Þú getur búið til ferlisniðmát, úthlutað verkefnum beint úr skjölunum og fylgst með verklokum – allt á einum vettvangi sem allt liðið þitt notar. Þetta breytir kyrrstæðum skjölum þínum í kraftmikið kerfi sem rekur fyrirtækið þitt á virkan hátt.

Hvernig tryggirðu að kerfum þínum sé fylgt eftir og þeim bætt?

Að búa til kerfi er aðeins hálf baráttan; hinn helmingurinn er að tryggja upptöku og stöðugar umbætur. Kerfi sem situr ónotað er einskis virði. Gerðu ferla þína að lifandi hluta af fyrirtækjamenningu þinni.

Taktu fyrst teymið þitt í sköpunarferlinu. Inntak þeirra er ómetanlegt til að greina flöskuhálsa og úrbætur. Í öðru lagi, þjálfaðu alla í nýju kerfunum og útskýrðu „af hverju“ á bak við þau. Að lokum skaltu skipuleggja reglulega endurskoðun - kannski ársfjórðungslega - til að betrumbæta ferla þína út frá endurgjöf og breyttum viðskiptaþörfum. Markmiðið er að skapa menningu stöðugra umbóta.

Algengar spurningar

Hversu mikinn tíma tekur það að kerfisfesta lítið fyrirtæki?

Þetta er maraþon, ekki spretthlaup. Byrjaðu á því að skrá eitt lykilferli á viku. Innan mánaðar muntu hafa fjögur kjarnakerfi til staðar, sem munu nú þegar skapa verulegan hagkvæmni. Samræmi er mikilvægara en hraði.

Mun ekki stíf ferli drepa sköpunargáfu okkar og sveigjanleika?

Alls ekki. Góð kerfi veita stöðugan grunn sem í raun ýtir undir sköpunargáfu. Með því að gera endurtekin, fyrirsjáanleg verkefni sjálfvirk, losar þú um andlega orku og tíma fyrir teymið þitt til að einbeita sér að nýstárlegri vandamálalausn og stefnumótandi hugsun.

Hver er munurinn á gátlista og raunverulegu viðskiptakerfi?

Gátlisti er hluti af kerfi. Sannt viðskiptakerfi inniheldur ekki bara skrefin (gátlistann) heldur einnig verkfærin, sniðmát, úthlutað hlutverk og æskileg útkoma. Það er heildarramminn um hvernig ákveðinni árangur næst.

Kerfakerfi fyrirtækis þíns er öflugasta fjárfesting sem þú getur gert í framtíðinni. Það breytir glundroða í skýrleika og fyrirhöfn í skilvirkni. Tilbúinn til að byggja upp stigstærðan grunn sem fyrirtækið þitt á skilið?

Byrjaðu kerfissetningu með Mewayz í dag