3 samtalsdráparar til að forðast í vinnunni

Hvers vegna vinnustaðasamtölin þín falla út – og hvað á að gera við því

Við lifum á tímum allra augnabliks. Slakar pingar krefjast tafarlausra svara. Tölvupóstur er skimað á nokkrum sekúndum. Fundir eru þjappaðir inn í 15 mínútna glugga. Í kapphlaupi okkar um að hreyfa okkur hraðar höfum við í rólegheitum fórnað einhverju nauðsynlegu: gæðum samtölanna okkar. Samkvæmt 2024 rannsókn Grammarly og The Harris Poll kosta léleg samskipti á vinnustað bandarísk fyrirtæki um 1,2 billjónir dollara árlega - um það bil 12.506 dollara á hvern starfsmann. Samt gera flestir sérfræðingar sér ekki grein fyrir því að þeir eru að stuðla að vandamálinu. Sannleikurinn er sá að þetta snýst sjaldan um það sem þú segir. Þetta snýst um fíngerðar venjur sem loka samtölum áður en þau byrja. Þetta eru samtalsmorðingjarnir sem fela sig í augsýn – og þegar þú lærir að koma auga á þá munu sambönd þín í vinnunni breytast.

Conversation-killer #1: The Reflexive Solution

Einhver gengur inn á skrifstofuna þína, sýndar eða á annan hátt, og deilir áskorun sem þeir standa frammi fyrir. Áður en þeir hafa jafnvel klárað seinni setninguna hopparðu inn með lagfæringu. "Hefurðu prófað að skipta um söluaðila?" eða "Bara stigmagna það til stjórnenda." Finnst það gagnlegt. Finnst það skilvirkt. En það er ein fljótlegasta leiðin til að drepa samtal dauða.

Þegar þú flýtir þér að leysa, sendir þú ósögð skilaboð: Ég þarf ekki að heyra restina. Hinum aðilanum finnst það óheyrt, jafnvel vísað frá. Rannsóknir frá Harvard Business School komust að því að starfsmenn sem fannst hlustað á voru 4,6 sinnum líklegri til að finna fyrir vald til að gera sitt besta. Að hoppa í lausnir ræmur það í burtu. Það breytir samtali í viðskipti — og viðskipti byggja ekki upp traust.

Leiðréttingin er ekki flókin, en hún krefst aga. Áður en þú leggur fram eina tillögu skaltu spyrja að minnsta kosti tveggja framhaldsspurninga. "Hvað hefur þú þegar íhugað?" eða "Hvernig lítur góð útkoma út fyrir þig?" Þessar spurningar ná tvennu: þær gefa þér heildarmyndina áður en þú svarar og þær sýna hinum aðilinn að sjónarhorn þeirra skiptir máli. Þú munt oft komast að því að viðkomandi vildi alls ekki lausn – hann vildi hugsa upphátt með einhverjum sem var í raun og veru að fylgjast með.

Conversation-killer #2: The Competitive Pivot

Samstarfsmaður segir að þeir hafi rétt náð í erfiðan viðskiptavin eftir margra mánaða eftirfylgni. Í stað þess að sitja uppi með það augnablik, svararðu: "Góðt - ég gerði í raun tvöfalt stærri samning á síðasta ársfjórðungi." Þetta er lykilatriðið í samkeppninni og það er faraldur í afkastamiklum menningarheimum. Sérhver saga fær eitt upp. Sérhver barátta er borin saman við stærri. Sérhver vinningur verður myrkvaður.

Sálfræðingar kalla þetta "samtal-narcissism", hugtak sem félagsfræðingurinn Charles Derber bjó til. Það er tilhneigingin til að stýra samtölum aftur til sjálfs sín, oft án þess að gera sér grein fyrir því að þú ert að gera það. Rannsókn sem birt var í Journal of Personality and Social Psychology leiddi í ljós að fólk eyðir u.þ.b. 60% af samtölum í að tala um sjálft sig - og sú tala fer upp í 80% á samfélagsmiðlum. Vinnustaðurinn er þar engin undantekning. Þegar hvert skipti verður að lúmskri samkeppni hætta samstarfsmenn að deila. Þeir hætta að koma með hugmyndir á borðið. Þeir hætta að vera heiðarlegir um hvað er að fara úrskeiðis.

Mótefnið er það sem Derber kallar „stuðningssvörun“ á móti „vaktasvörun“. Í stað þess að snúa þér að eigin reynslu, vertu með þeirra. Prófaðu: "Þetta hljómar eins og það hafi þurft mikla þrautseigju - hvað kom þeim loksins yfir strikið?" Svona viðbrögð dýpka samtalið í stað þess að beina því áfram. Teymi sem æfa þetta segja stöðugt frá sterkara samstarfi og færri misskilningi, vegna þess að fólki finnst í raun og veru nógu öruggt til að eiga opin samskipti.

Conversation-killer #3: The Multitasking Mirage

Þú ert í myndsímtali. Kveikt er á myndavélinni þinni. Þú kinkar kolli á réttum augnablikum. En augun þín eru að skanna innhólfið þitt, fingurnir pikka út svar til einhvers annars og þú hefur ekki gleypt orð síðustu þrjár mínúturnar. Þú heldur að þú sért að komast upp með það. Þú ert það ekki.

Rannsókn frá Stanford háskóla leiddi í ljós að þungir fjölverkamenn eru í raun verri við að sía viðeigandi upplýsingar, skipta á milli verkefna og viðhalda vinnsluminni. Með öðrum orðum, þú ert ekki að gera tvo hluti í einu - þú ert að gera tvo hluti illa. Og sá sem er á hinum enda samtalsins finnur fyrir því. Örtöfin á svörum þínum, svörin sem eru örlítið utan markmiðsins, skortur á eftirfylgni með upplýsingum sem þeir deildu - allt skráist, jafnvel þótt það sé aldrei sagt upphátt.

Kostnaðurinn er uppsafnaður. Þegar fólk skynjar að það hefur ekki fulla athygli þína, byrjar það að gefa þér minna af sinni. Fundir verða performative. Einstaklingar verða gátreitjaæfingar. Með tímanum missir þú aðgang að hreinskilnum, ósíuðum samtölum þar sem raunveruleg vandamál koma upp á yfirborðið og raunverulegar hugmyndir fæðast. Einfaldasta inngripið? Lokaðu öðrum hverjum flipa og glugga áður en samtal hefst. Ef umræða er ekki þess virði að gefa gaum að fullu, er hún líklega alls ekki þess virði að hafa hana — endurstilltu hana þegar þú getur raunverulega mætt.

Folda mynsturið á bak við öll þrjú

Ef grannt er skoðað þá eiga þessir þrír samtalsdráparar sameiginlega rót: óþolinmæði. Viðbragðslausnin er óþolinmóð með vandamálið. Keppnissveiflan er óþolinmóð með augnablik einhvers annars. Fjölverkavinnsla er óþolinmóð með samtalið sjálft. Í öllum tilvikum eru undirliggjandi skilaboðin þau sömu — þetta er ekki nógu hratt fyrir mig.

Fljótlegasta leiðin til að hægja á fyrirtækinu þínu er að flýta samtölum þínum. Þegar fólk hættir að finnast það heyrt hættir það að leggja sitt af mörkum – og kostnaðurinn við glataðar hugmyndir, ósagðar áhyggjur og rýrnandi traust er langt umfram þær mínútur sem þú heldur að þú sért að spara.

Þetta á sérstaklega við um vaxandi teymi. Þegar fyrirtæki stækkar úr fimm manns í fimmtíu verða samskipti ekki bara erfiðari - þau breyta algjörlega um lögun. Hinum frjálslega, leiðandi skilningi sem kemur frá því að vinna hlið við hlið er skipt út fyrir skipulögð ferli, skjalfest verkflæði og stafræn verkfæri. Og ef þessi verkfæri eru ekki hönnuð til að halda samskiptum mannlegum, fjölga samtalsdrápunum.

Að byggja upp samskiptamenningu sem virkar í raun og veru

Að laga samtalsvenjur byrjar hjá einstaklingum, en til að viðhalda breytingunni þarf kerfi. Teymi sem eiga góð samskipti hafa ekki bara betri hæfileika fólks - þau hafa betri innviði. Þegar endurgjöfarlykkjur, verkafhendingar og samskipti viðskiptavina eru skipulögð á skýran hátt, er minni þrýstingur á hvert einasta samtal til að bera fullan þunga samhæfingar.

Þetta er þar sem pallar eins og Mewayz gegna hagnýtu hlutverki. Með yfir 207 samþættum einingum sem spanna CRM, verkefnastjórnun, HR, reikningagerð og teymissamvinnu, dregur Mewayz úr rekstrarhávaða sem þvingar samtöl í viðskiptaham. Þegar teymið þitt er ekki að reyna að rekja upplýsingar viðskiptavina í fjórum mismunandi öppum geta fundir þínir einbeitt sér að stefnumótun í stað stöðuuppfærslu. Þegar eignarhald verkefna er skýrt á sameiginlegu vinnusvæði, geta einstaklingar einbeitt sér að vexti í stað ábyrgðarbila.

Markmiðið er ekki að skipta um mannlegt samtal fyrir hugbúnað - það er að fjarlægja núninginn sem breytir hverju samtali í eldbardaga. Besta samskiptamenningin byggir á skýrleika og skýrleiki kemur frá kerfum sem halda öllum í takti án þess að þurfa stöðuga munnlega samhæfingu.

Hagnýt skref til að útrýma samtalsmorðingjum í þessari viku

Að breyta því hvernig þú átt samskipti krefst ekki frumkvæðis í öllu fyrirtækinu eða leiðtogahvarfs. Það byrjar með litlum, vísvitandi breytingum sem blandast saman með tímanum. Hér er áþreifanlegur listi sem þú getur sett í framkvæmd strax:

• Samþykktu tveggja spurninga regluna. Áður en þú býður upp á einhverja lausn eða skoðun skaltu spyrja að minnsta kosti tveggja raunverulegra spurninga um aðstæður hins aðilans. Þetta neyðir þig til að hlusta áður en þú bregst við.
• Æfðu þig á 10 sekúndna hléinu. Eftir að einhver hefur lokið við að tala skaltu bíða í heilar 10 sekúndur áður en þú svarar. Þögnin gæti verið óþægileg í fyrstu, en hún skapar pláss fyrir dýpri hugsun - og hvetur oft hinn aðilann til að deila meiru.
• Skoðaðu vaktaviðbrögðin þín. Í einn heilan dag skaltu taka eftir því í hvert skipti sem þú vísar samtali aftur til sjálfs þíns. Ekki dæma það - bara telja. Meðvitund ein breytir hegðun.
• Skiptu samtölin þín í eitt verkefni. Fyrir hvern fund eða símtal skaltu loka tölvupóstinum þínum, þagga niður í tilkynningum og setja símann á andlitið niður. Líttu á samtalið sem þitt eina verkefni meðan það varir.
• Endaðu með hugleiðingu, ekki aðgerðaatriði. Í stað þess að vefja hvert samtal með "þannig að næsta skref er..." reyndu að enda á "hvað stóð upp úr þessu samtali?" Það færir dýnamíkina frá viðskiptalegum yfir í þroskandi.

Þetta er ekki mjúk færni - þetta eru stefnumótandi færni. Rannsóknir McKinsey hafa sýnt að tengd samskiptateymi eru 20-25% afkastameiri en jafnaldrar þeirra. Arðsemi betri samræðna er ekki óhlutbundin. Það birtist í hraðari ákvarðanatöku, minni veltu og sterkari viðskiptatengslum.

Samtölin sem byggja upp fyrirtæki þitt

Hvert fyrirtæki er í grunninn samræðuvefur. Vellin sem vinnur viðskiptavininn. Innritunin sem bjargar starfsmanni í erfiðleikum. Hugarflugið sem framleiðir næsta vörueiginleika. Þegar þessi samtöl virka þá fylgir allt annað. Þegar þeir gera það ekki, getur engin ráðstefna eða verkfæri bætt upp.

Þrjár samtalsdráparnir - viðbragðslausir, samkeppnisbreytingar og langvarandi fjölverkavinnsla - eru svo algengir einmitt vegna þess að þeim finnst þeir vera afkastamiklir. Þeim finnst eins og skilvirkni. En skilvirkni án tengingar er bara hávaði. Og í heimi þar sem 138.000 fyrirtæki eru að byggja upp starfsemi sína á kerfum eins og Mewayz til að hagræða vélrænni hluta vinnunnar, verða mannlegir hlutar raunverulegt samkeppnisforskot þitt.

Svo næst þegar einhver byrjar að tala við þig í vinnunni skaltu standast löngunina til að laga, keppa eða skipta athyglinni. Hlustaðu bara. Þú gætir verið hissa á því sem þú heyrir - og hvað það gerir mögulegt.

Algengar spurningar

Hver er áætlaður kostnaður við slæm samskipti á vinnustað?

Samkvæmt 2024 rannsókn Grammarly og The Harris Poll kosta árangurslaus samskipti bandarísk fyrirtæki um 1,2 billjónir Bandaríkjadala árlega. Þetta nemur að meðaltali 12.506 $ á starfsmann á ári. Þessi kostnaður stafar af tapi framleiðni, töfum verkefna og starfsmannaveltu sem stafar af misskilningi og óljósum skiptum. Að bæta samskiptahæfileika þína er ekki bara mjúk færni – það er mikilvæg fjárfesting í viðskiptum.

Hvað eru algengir „samtalsdráparar“ sem ég ætti að forðast?

Bloggfærslan dregur fram þrjá helstu sökudólga: að nota of óljóst orðalag, að hlusta ekki virkan og fjölverka verk í samtölum. Þessar venjur loka á samræður og koma í veg fyrir þýðingarmikla tengingu. Til dæmis, að skoða símann þinn á meðan samstarfsmaður talar gefur til kynna vanvirðingu. Að verða meðvitaður um þessar gildrur er fyrsta skrefið í átt að skilvirkari samskiptum. Pallar eins og Mewayz bjóða upp á einingar sem miða sérstaklega að þessari færni.

Hvernig get ég bætt virka hlustunarhæfileika mína?

Virk hlustun felur í sér að einbeita sér að ræðumanninum að fullu, skilja boðskap hans og bregðast hugsi við. Æfðu tækni eins og að viðhalda augnsambandi, umorða það sem þú heyrðir til að staðfesta skilning ("Svo, ef ég heyri þig rétt...") og spyrja opinna spurninga. Stöðug æfing er lykilatriði. Með 207 einingum sem ná yfir faglega þróun, veitir Mewayz skipulagðar leiðbeiningar til að hjálpa þér að ná tökum á þessari og öðrum nauðsynlegum samskiptatækni fyrir aðeins $19/mánuði.

Er þetta samskiptavandamál virkilega svona útbreitt?

Já, gögnin benda til þess að þetta sé útbreitt mál. Rannsóknin gefur til kynna að þó að léleg samskipti hafi gríðarlegan sameiginlegan kostnað, gera flestir sérfræðingar sér ekki grein fyrir því að þeir eru hluti af vandamálinu. Þessi skortur á sjálfsvitund þýðir að margir velviljaðir einstaklingar notar óviljandi samræður daglega. Góðu fréttirnar eru þær að hægt er að læra og bæta þessa færni með markvissu átaki og réttu úrræði.