Cách một chuỗi phòng tập thể dục ở Brazil thu thập thành viên và thanh toán tự động với Mewayz

Nghiên cứu điển hình - Ngành thể hình

Cách thức thu thập thanh toán và tư cách thành viên tự động của chuỗi phòng tập thể dục Brazil

Força Fitness từ chỗ mất 38.000 đô la R/tháng do thanh toán không thành công sang việc chạy công cụ thành viên hoàn toàn tự động trên 12 địa điểm — trong vòng chưa đầy 90 ngày.

Kết quả trong nháy mắt

73%

Giảm các khoản thanh toán không thành công

162 giờ

Được lưu mỗi tháng trên quản trị viên

R$456K

Doanh thu hàng năm được phục hồi

41%

Giảm tỷ lệ rời bỏ thành viên

Công ty: Força Fitness (tổng hợp hư cấu dựa trên mô hình ngành thực tế)

Vị trí: Vùng đô thị São Paulo, Brazil

Quy mô: 12 địa điểm, hơn 8.400 thành viên tích cực

Ngành: Sức khỏe & Thể hình

Các công cụ được sử dụng: Mewayz CRM, Lập hóa đơn, Tự động hóa thanh toán, Chuỗi email, Trang đích

Thị trường phòng tập thể dục Brazil: Cơ hội trị giá 3,2 tỷ USD với vấn đề thanh toán

Brazil là thị trường phòng gym lớn thứ hai trên thế giới, chỉ sau Mỹ. Theo Hiệp hội Câu lạc bộ Thể thao, Quần vợt & Sức khỏe Quốc tế (IHRSA) và nghiên cứu thị trường từ WorldMetrics, quốc gia này tự hào có hơn 31.000 cơ sở tập thể dục phục vụ khoảng 9,6 triệu thành viên phòng tập thể dục, tạo ra doanh thu hàng năm ước tính 3,2 tỷ USD tính đến năm 2025.

Nhưng bên dưới những con số ấn tượng đó là một thách thức dai dẳng trong hoạt động: thu tiền. Các cuộc khảo sát trong ngành chỉ ra rằng các phòng tập thể dục ở Brazil mất từ ​​15% đến 28% doanh thu hàng tháng dự kiến ​​​​do thanh toán không thành công, thẻ hết hạn và lỗi thanh toán thủ công. Đối với một chuỗi cửa hàng cỡ trung bình như Força Fitness, khoảng cách đó khiến hàng chục nghìn reais biến mất mỗi tháng.

Đây là câu chuyện về cách một chuỗi phòng tập thể dục khắc phục rò rỉ doanh thu đó — và biến đổi toàn bộ hoạt động của nó trong quá trình này.

Thách thức: Quy trình thủ công làm cạn kiệt doanh thu và thời gian của nhân viên

Ricardo Menezes thành lập Força Fitness vào năm 2017 với một địa điểm duy nhất ở khu Pinheiros của São Paulo. Đến đầu năm 2024, chuỗi đã mở rộng đến 12 địa điểm trên khắp khu vực đô thị của thành phố, với tổng số thành viên lên tới hơn 8.400 thành viên tích cực.

Tuy nhiên, sự tăng trưởng đã mang lại sự phức tạp. Chuỗi phòng tập thể dục đang chạy trên một loạt các công cụ bị ngắt kết nối:

Hệ thống quản lý phòng tập thể dục cũ (chỉ dành cho máy tính để bàn, không tích hợp API) để đăng ký

Bảng tính để theo dõi việc gia hạn thành viên và trạng thái thanh toán

Chuyển khoản ngân hàng thủ công và boletos (một phương thức thanh toán phổ biến của Brazil) để thanh toán

Nhóm WhatsApp để liên lạc nội bộ giữa các địa điểm

Một trang web cơ bản không có khả năng đăng ký trực tuyến

"Chúng tôi đang phát triển, nhưng hệ thống của chúng tôi không phát triển cùng với chúng tôi. Hàng tháng, nhân viên quản trị của tôi dành hai tuần đầu tiên chỉ để theo đuổi các khoản thanh toán. Chúng tôi có ba người làm việc toàn thời gian với công việc chính là gọi điện cho các thành viên về các hóa đơn quá hạn. Điều đó không bền vững."

— Ricardo Menezes, Người sáng lập & Giám đốc điều hành, Força Fitness

Các vấn đề có thể định lượng được và đau đớn:

Khu vực có vấn đề

Tác động hàng tháng

Thanh toán không thành công hoặc bị bỏ lỡ

R$38.000 trong doanh thu chưa thu được

Giờ làm việc của nhân viên theo dõi thanh toán thủ công

~180 giờ trên tất cả các địa điểm

Tỷ lệ rời bỏ thành viên (hàng tháng)

7,2% - cao hơn nhiều so với mục tiêu 4-5% của ngành

Thời gian kết nạp thành viên mới

25-30 phút cho mỗi thành viên (chỉ gặp trực tiếp)

Số ngày giải quyết tranh chấp thanh toán

Trung bình 5-8 ngày làm việc

Thiệt hại tài chính rất nặng nề. Với 38.000 R$ mỗi tháng chỉ tính riêng các khoản thanh toán không thành công, chuỗi này đã để lại 456.000 R$ mỗi năm trên bàn - đủ để tài trợ cho việc mở một địa điểm hoàn toàn mới.

Trong khi đó, tỷ lệ rời bỏ hàng tháng là 7,2% có nghĩa là chuỗi này đang thay thế toàn bộ cơ sở thành viên của mình một cách hiệu quả sau mỗi 14 tháng. Một phần đáng kể của sự thay đổi đó là không tự nguyện - những thành viên không thanh toán được và không bao giờ tương tác lại đúng cách.

Tại sao Força Fitness chọn Mewayz

Nhóm của Ricardo đã đánh giá một số giải pháp, bao gồm các nền tảng dành riêng cho phòng tập thể dục như Tecnofit và EVO, cũng như các công cụ kinh doanh có mục đích chung. Các yêu cầu đã rõ ràng:

Thanh toán định kỳ tự động với logic thử lại cho các giao dịch không thành công

Chức năng CRM để theo dõi vòng đời của thành viên trên tất cả 12 địa điểm

Đăng ký trực tuyến và tự phục vụ cho người mới và người cũ

Frequently Asked Questions

What was the main financial challenge Força Fitness was facing?

Força Fitness was losing approximately R$38,000 every month due to failed payment collections. This administrative burden required staff to spend countless hours manually tracking down payments, sending reminders, and updating member statuses. This inefficiency not only hurt their immediate cash flow but also contributed to a higher member churn rate, as lapsed payments often led to cancelled memberships.

How did Mewayz help reduce failed payments by 73%?

Mewayz automated the entire payment collection process. Its system seamlessly integrates with local Brazilian payment gateways, automatically retrying failed transactions with smart logic and sending automated reminders to members for updated payment methods. This hands-off approach ensured payments were collected consistently, recovering R$456,000 in annual revenue that was previously being lost.

How were staff able to save 162 hours per month on administration?

Before Mewayz, staff manually managed billing, chased payments, and updated spreadsheets. The platform's automation handles all of this, freeing up the team to focus on member experience and gym operations instead of tedious administrative tasks. This significant time saving translates into better service and reduced labor costs.

Is a system like this affordable for a multi-location gym chain?

Yes. Mewayz is designed to be highly scalable and cost-effective. With plans starting at $19/month for access to its core modules, the return on investment was clear for Força Fitness. The solution quickly paid for itself by recovering lost revenue and reducing administrative overhead across their 12 locations.