Як бразильська мережа тренажерних залів автоматизувала членство та збір платежів за допомогою Mewayz

Кейс-стаді — фітнес-індустрія

Як бразильська мережа тренажерних залів автоматизувала членство та збір платежів

Força Fitness пройшла шлях від втрати 38 000 бразильських реалів на місяць через невдалі платежі до запуску повністю автоматизованого механізму членства в 12 місцях менш ніж за 90 днів.

Короткий огляд результатів

73%

Зменшення невдалих платежів

162 години

Збережено за місяць на Admin

456 тисяч R$

Відшкодований річний дохід

41%

Зменшення відтоку учасників

Компанія: Força Fitness (вигадана композиція, заснована на реальних моделях галузі)

Розташування: агломерація Сан-Паулу, Бразилія

Розмір: 12 місць, 8400+ активних учасників

Галузь: здоров'я та фітнес

Використані інструменти: Mewayz CRM, виставлення рахунків, автоматизація платежів, послідовності електронних листів, цільові сторінки

Бразильський ринок тренажерних залів: можливість отримати 3,2 мільярда доларів із проблемою оплати

Бразилія є другим за величиною ринком тренажерних залів у світі, поступаючись лише Сполученим Штатам. Згідно з даними Міжнародної асоціації здоров’я, ракеток і спортивних клубів (IHRSA) і дослідженням ринку від WorldMetrics, у країні є понад 31 000 фітнес-залів, які обслуговують приблизно 9,6 мільйонів відвідувачів тренажерних залів, що генерує приблизно 3,2 мільярда доларів США річного доходу станом на 2025 рік.

Але за цими вражаючими цифрами стоїть постійна операційна проблема: збір платежів. Опитування галузі показують, що бразильські тренажерні зали втрачають від 15% до 28% очікуваного місячного доходу через невдалі платежі, прострочені картки та помилки виставлення рахунків вручну. Для мережі середнього розміру, як-от Força Fitness, цей розрив перетворився на десятки тисяч реалів, які зникали щомісяця.

Це історія про те, як одна мережа тренажерних залів закрила витік доходу — і при цьому змінила всю свою діяльність.

Завдання: ручні процеси, що витрачають дохід і час персоналу

Рікардо Менезес заснував Força Fitness у 2017 році з єдиним офісом у районі Пінейрос у Сан-Паулу. До початку 2024 року мережа розширилася до 12 місць у столичному районі міста, а загальна кількість активних учасників становить понад 8400 осіб.

Однак зростання принесло складності. Мережа тренажерних залів працювала на мозаїці відключених інструментів:

Застаріла система керування спортзалом (тільки для робочого столу, без інтеграції API) для реєстрації

Електронні таблиці для відстеження поновлення членства та стану платежів

Банківські перекази вручну та Boleto (поширений метод оплати в Бразилії) для виставлення рахунків

Групи WhatsApp для внутрішнього спілкування між локаціями

Базовий веб-сайт без можливості онлайн-реєстрації

«Ми росли, але наші системи не розвивалися разом з нами. Щомісяця мій персонал адміністраторів витрачав перші два тижні лише на виплати. У нас було троє людей, які працювали повний робочий день, основною роботою яких було дзвонити членам щодо прострочених рахунків. Це було нежиттєздатним».

— Рікардо Менезес, засновник і генеральний директор Força Fitness

Проблеми були кількісно визначені та болючі:

Проблемна зона

Щомісячний вплив

Невдалі або пропущені платежі

38 000 R$ неотриманого доходу

Години роботи персоналу для контролю за оплатою вручну

~180 годин у всіх місцях

Показник відтоку учасників (щомісяця)

7,2% — значно вище галузевої цілі 4-5%.

Час реєстрації нового учасника

25-30 хвилин на кожного учасника (тільки особиста зустріч)

Днів для вирішення суперечки щодо платежів

В середньому 5-8 робочих днів

Фінансові втрати були серйозними. При 38 000 бразильських реалів на місяць лише через невдалі платежі мережа залишала на столі 456 000 бразильських реалів на рік — достатньо, щоб профінансувати відкриття абсолютно нового відділення.

Між тим, щомісячний показник відтоку в 7,2% означав, що мережа фактично замінювала всю свою членську базу кожні 14 місяців. Значна частина цього відтоку була мимовільною — учасники, чиї платежі не виплачувалися та яких ніколи не було належним чином повторно залучено.

Чому Força Fitness вибрала Mewayz

Команда Рікардо оцінила кілька рішень, зокрема платформи для тренажерних залів, такі як Tecnofit і EVO, а також бізнес-інструменти загального призначення. Вимоги були чіткі:

Автоматизовані регулярні платежі з логікою повтору для невдалих транзакцій

Функція CRM для відстеження життєвих циклів учасників у всіх 12 місцях

Онлайн-реєстрація та самообслуговування для нових і колишніх

Frequently Asked Questions

What was the main financial challenge Força Fitness was facing?

Força Fitness was losing approximately R$38,000 every month due to failed payment collections. This administrative burden required staff to spend countless hours manually tracking down payments, sending reminders, and updating member statuses. This inefficiency not only hurt their immediate cash flow but also contributed to a higher member churn rate, as lapsed payments often led to cancelled memberships.

How did Mewayz help reduce failed payments by 73%?

Mewayz automated the entire payment collection process. Its system seamlessly integrates with local Brazilian payment gateways, automatically retrying failed transactions with smart logic and sending automated reminders to members for updated payment methods. This hands-off approach ensured payments were collected consistently, recovering R$456,000 in annual revenue that was previously being lost.

How were staff able to save 162 hours per month on administration?

Before Mewayz, staff manually managed billing, chased payments, and updated spreadsheets. The platform's automation handles all of this, freeing up the team to focus on member experience and gym operations instead of tedious administrative tasks. This significant time saving translates into better service and reduced labor costs.

Is a system like this affordable for a multi-location gym chain?

Yes. Mewayz is designed to be highly scalable and cost-effective. With plans starting at $19/month for access to its core modules, the return on investment was clear for Força Fitness. The solution quickly paid for itself by recovering lost revenue and reducing administrative overhead across their 12 locations.