Cómo una cadena brasileña de gimnasios automatizó la membresía y el cobro de pagos con Mewayz

Estudio de caso: industria del fitness

Cómo una cadena brasileña de gimnasios automatizó la membresía y el cobro de pagos

Força Fitness pasó de perder 38.000 reales al mes por pagos fallidos a ejecutar un motor de membresía totalmente automatizado en 12 ubicaciones, en menos de 90 días.

Resultados de un vistazo

73%

Reducción de pagos fallidos

162 horas

Guardado por mes en Admin

456 mil reales

Ingresos anuales recuperados

41%

Disminución de la rotación de miembros

Empresa: Força Fitness (composición ficticia basada en patrones reales de la industria)

Ubicación: área metropolitana de São Paulo, Brasil

Tamaño: 12 ubicaciones, más de 8400 miembros activos

Industria: Salud y Fitness

Herramientas utilizadas: Mewayz CRM, facturación, automatización de pagos, secuencias de correo electrónico, páginas de destino

El mercado brasileño de gimnasios: una oportunidad de $3.200 millones con un problema de pago

Brasil es el segundo mercado de gimnasios más grande del mundo, sólo detrás de Estados Unidos. Según la Asociación Internacional de Salud, Raqueta y Clubes Deportivos (IHRSA) y una investigación de mercado de WorldMetrics, el país cuenta con más de 31.000 instalaciones de fitness que atienden a aproximadamente 9,6 millones de miembros de gimnasios, generando unos ingresos anuales estimados en 3.200 millones de dólares a partir de 2025.

Pero detrás de esas impresionantes cifras se esconde un desafío operativo persistente: el cobro de pagos. Las encuestas de la industria indican que los gimnasios brasileños pierden entre el 15% y el 28% de los ingresos mensuales esperados debido a pagos fallidos, tarjetas vencidas y errores de facturación manual. Para una cadena mediana como Força Fitness, esa brecha se tradujo en la desaparición de decenas de miles de reales cada mes.

Esta es la historia de cómo una cadena de gimnasios tapó esa fuga de ingresos y transformó toda su operación en el proceso.

El desafío: los procesos manuales agotan los ingresos y el tiempo del personal

Ricardo Menezes fundó Força Fitness en 2017 con una única ubicación en el barrio de Pinheiros en São Paulo. A principios de 2024, la cadena se había expandido a 12 ubicaciones en el área metropolitana de la ciudad, con una membresía combinada de más de 8400 miembros activos.

Sin embargo, el crecimiento había traído complejidad. La cadena de gimnasios funcionaba con un mosaico de herramientas desconectadas:

Un sistema de gestión de gimnasios heredado (solo de escritorio, sin integraciones de API) para registros

Hojas de cálculo para realizar un seguimiento de las renovaciones de membresía y el estado de los pagos

Transferencias bancarias manuales y boletos (un método de pago brasileño común) para facturación

Grupos de whatsapp para comunicación interna entre localidades

Un sitio web básico sin posibilidad de registro en línea

"Estábamos creciendo, pero nuestros sistemas no crecían con nosotros. Cada mes, mi personal administrativo pasaba las primeras dos semanas simplemente persiguiendo los pagos. Teníamos tres personas de tiempo completo cuyo trabajo principal era llamar a los miembros sobre facturas vencidas. Era insostenible".

— Ricardo Menezes, fundador y director ejecutivo, Força Fitness

Los problemas eran cuantificables y dolorosos:

Área problemática

Impacto mensual

Pagos fallidos o atrasados

R$ 38.000 en ingresos no cobrados

Horas de personal en seguimiento de pago manual

~180 horas en todas las ubicaciones

Tasa de abandono de miembros (mensual)

7,2%, muy por encima del objetivo de la industria del 4-5%

Tiempo de incorporación de nuevos miembros

25-30 minutos por miembro (solo en persona)

Días para resolver una disputa de facturación

5-8 días hábiles en promedio

El costo financiero fue severo. Con 38.000 reales al mes sólo en pagos fallidos, la cadena dejaba sobre la mesa 456.000 reales al año, suficiente para financiar la apertura de una ubicación completamente nueva.

Mientras tanto, la tasa de abandono mensual del 7,2% significaba que la cadena estaba reemplazando efectivamente a toda su base de miembros cada 14 meses. Una parte importante de esa rotación fue involuntaria: miembros cuyos pagos fallaron y que nunca volvieron a contratarse adecuadamente.

Por qué Força Fitness eligió Mewayz

El equipo de Ricardo evaluó varias soluciones, incluidas plataformas específicas para gimnasios como Tecnofit y EVO, así como herramientas comerciales de uso general. Los requisitos eran claros:

Pagos recurrentes automatizados con lógica de reintento para transacciones fallidas

Funcionalidad CRM para rastrear los ciclos de vida de los miembros en las 12 ubicaciones

Registro en línea y autoservicio para nuevos y ex

Frequently Asked Questions

What was the main financial challenge Força Fitness was facing?

Força Fitness was losing approximately R$38,000 every month due to failed payment collections. This administrative burden required staff to spend countless hours manually tracking down payments, sending reminders, and updating member statuses. This inefficiency not only hurt their immediate cash flow but also contributed to a higher member churn rate, as lapsed payments often led to cancelled memberships.

How did Mewayz help reduce failed payments by 73%?

Mewayz automated the entire payment collection process. Its system seamlessly integrates with local Brazilian payment gateways, automatically retrying failed transactions with smart logic and sending automated reminders to members for updated payment methods. This hands-off approach ensured payments were collected consistently, recovering R$456,000 in annual revenue that was previously being lost.

How were staff able to save 162 hours per month on administration?

Before Mewayz, staff manually managed billing, chased payments, and updated spreadsheets. The platform's automation handles all of this, freeing up the team to focus on member experience and gym operations instead of tedious administrative tasks. This significant time saving translates into better service and reduced labor costs.

Is a system like this affordable for a multi-location gym chain?

Yes. Mewayz is designed to be highly scalable and cost-effective. With plans starting at $19/month for access to its core modules, the return on investment was clear for Força Fitness. The solution quickly paid for itself by recovering lost revenue and reducing administrative overhead across their 12 locations.