Hvordan en brasiliansk gymnastikkæde automatiserede medlems- og betalingsindsamling med Mewayz

Casestudie — Fitness-industrien

Hvordan en brasiliansk gymnastikkæde automatiserede medlems- og betalingsindsamling

Força Fitness gik fra at miste R$38.000/måned til mislykkede betalinger til at køre en fuldautomatisk medlemskabsmotor på tværs af 12 lokationer - på under 90 dage.

Resultater på et blik

73 %

Reduktion af mislykkede betalinger

162 timer

Gemt pr. måned på Admin

456.000 R$

Årlig indtægt genvundet

41 %

Fald i medlemsafgang

Virksomhed: Força Fitness (fiktiv komposit baseret på rigtige industrimønstre)

Beliggenhed: São Paulo hovedstadsområde, Brasilien

Størrelse: 12 lokationer, 8.400+ aktive medlemmer

Branche: Sundhed & Fitness

Anvendte værktøjer: Mewayz CRM, fakturering, betalingsautomatisering, e-mail-sekvenser, landingssider

Det brasilianske fitnessmarked: En mulighed for 3,2 milliarder dollars med et betalingsproblem

Brasilien er det næststørste fitnessmarked i verden, kun efter USA. Ifølge International Health, Racquet & Sportsclub Association (IHRSA) og markedsundersøgelser fra WorldMetrics kan landet prale af over 31.000 fitnessfaciliteter, der betjener cirka 9,6 millioner gymmedlemmer, hvilket genererer en anslået 3,2 milliarder dollars i årlig omsætning fra 2025.

Men under disse imponerende tal ligger en vedvarende operationel udfordring: betalingsopkrævning. Brancheundersøgelser viser, at brasilianske fitnesscentre mister mellem 15 % og 28 % af den forventede månedlige omsætning på grund af mislykkede betalinger, udløbne kort og manuelle faktureringsfejl. For en mellemstor kæde som Força Fitness oversatte dette hul sig til, at titusindvis af reais forsvandt hver eneste måned.

Dette er historien om, hvordan en fitnesskæde stoppede denne indtægtslækage - og transformerede hele sin drift i processen.

Udfordringen: Manuelle processer, der dræner omsætning og personaletid

Ricardo Menezes grundlagde Força Fitness i 2017 med en enkelt placering i Pinheiros-kvarteret i São Paulo. I begyndelsen af ​​2024 var kæden udvidet til 12 lokationer på tværs af byens hovedstadsområde med et samlet medlemskab på over 8.400 aktive medlemmer.

Væksten havde imidlertid bragt kompleksitet. Gymnastikkæden kørte på et patchwork af afbrudte værktøjer:

Et ældre fitnesscenter-administrationssystem (kun på skrivebordet, ingen API-integrationer) til indtjekning

Regneark til sporing af medlemskabsfornyelser og betalingsstatus

Manuelle bankoverførsler og boletos (en almindelig brasiliansk betalingsmetode) til fakturering

WhatsApp-grupper til intern kommunikation mellem lokationer

En grundlæggende hjemmeside uden mulighed for online tilmelding

"Vi voksede, men vores systemer voksede ikke sammen med os. Hver måned brugte mit administratorpersonale de første to uger på bare at jagte betalinger. Vi havde tre fuldtidspersoner, hvis primære job var at ringe til medlemmer om forfaldne fakturaer. Det var uholdbart."

— Ricardo Menezes, grundlægger og administrerende direktør, Força Fitness

Problemerne var kvantificerbare og smertefulde:

Problemområde

Månedlig påvirkning

Mislykkede eller manglende betalinger

R$38.000 i uafhentet indtægt

Personaletimer på manuel betalingsopfølgning

~180 timer på tværs af alle lokationer

Medlemsafgang (månedlig)

7,2 % — et godt stykke over industriensmålet på 4-5 %

Nyt medlem onboarding tid

25-30 minutter pr. medlem (kun personligt)

Dage til at løse en faktureringstvist

5-8 hverdage i gennemsnit

Den økonomiske vej var voldsom. Alene til R$38.000 om måneden i mislykkede betalinger, efterlod kæden R$456.000 om året på bordet - nok til at finansiere åbningen af ​​et helt nyt sted.

I mellemtiden betød den månedlige afgang på 7,2 %, at kæden reelt erstattede hele sin medlemsbase hver 14. måned. En betydelig del af denne afgang var ufrivillig - medlemmer, hvis betalinger mislykkedes, og som aldrig blev ordentligt genforlovet.

Hvorfor Força Fitness valgte Mewayz

Ricardos team evaluerede adskillige løsninger, herunder gym-specifikke platforme som Tecnofit og EVO, samt generelle forretningsværktøjer. Kravene var klare:

Automatiserede tilbagevendende betalinger med genforsøgslogik for mislykkede transaktioner

CRM-funktionalitet til at spore medlemslivscyklusser på tværs af alle 12 lokationer

Online tilmelding og selvbetjening for nye og tidligere

Frequently Asked Questions

What was the main financial challenge Força Fitness was facing?

Força Fitness was losing approximately R$38,000 every month due to failed payment collections. This administrative burden required staff to spend countless hours manually tracking down payments, sending reminders, and updating member statuses. This inefficiency not only hurt their immediate cash flow but also contributed to a higher member churn rate, as lapsed payments often led to cancelled memberships.

How did Mewayz help reduce failed payments by 73%?

Mewayz automated the entire payment collection process. Its system seamlessly integrates with local Brazilian payment gateways, automatically retrying failed transactions with smart logic and sending automated reminders to members for updated payment methods. This hands-off approach ensured payments were collected consistently, recovering R$456,000 in annual revenue that was previously being lost.

How were staff able to save 162 hours per month on administration?

Before Mewayz, staff manually managed billing, chased payments, and updated spreadsheets. The platform's automation handles all of this, freeing up the team to focus on member experience and gym operations instead of tedious administrative tasks. This significant time saving translates into better service and reduced labor costs.

Is a system like this affordable for a multi-location gym chain?

Yes. Mewayz is designed to be highly scalable and cost-effective. With plans starting at $19/month for access to its core modules, the return on investment was clear for Força Fitness. The solution quickly paid for itself by recovering lost revenue and reducing administrative overhead across their 12 locations.