Hoe 'n Brasiliaanse gimnasiumketting outomatiese lidmaatskap- en betalingsinsameling met Mewayz

Gevallestudie — Fiksheidsbedryf

Hoe 'n Brasiliaanse gimnasiumketting outomatiese lidmaatskap- en betalingsinsameling

Força Fitness het gegaan van 'n verlies van R$38 000 per maand na mislukte betalings om 'n ten volle outomatiese lidmaatskap-enjin oor 12 plekke te laat loop - in minder as 90 dae.

Resultate in 'n oogopslag

73%

Vermindering in mislukte betalings

162 uur

Gestoor per maand op Admin

R$456 000

Jaarlikse inkomste verhaal

41%

Afname in lid-churn

Maatskappy: Força Fitness (fiktiewe samestelling gebaseer op werklike bedryfspatrone)

Ligging: São Paulo metropolitaanse gebied, Brasilië

Grootte: 12 liggings, 8 400+ aktiewe lede

Bedryf: Gesondheid en fiksheid

Gereedskap wat gebruik word: Mewayz CRM, fakturering, betalingsoutomatisering, e-posreekse, bestemmingsbladsye

Die Brasiliaanse gimnasiummark: 'n geleentheid van $3,2 miljard met 'n betalingsprobleem

Brasilië is die tweede grootste gimnasiummark ter wêreld, net agter die Verenigde State. Volgens die International Health, Racquet & Sportsclub Association (IHRSA) en marknavorsing van WorldMetrics spog die land met meer as 31 000 fiksheidsfasiliteite wat ongeveer 9,6 miljoen gimnasiumlede bedien, wat 'n geraamde $3,2 miljard se jaarlikse inkomste vanaf 2025 genereer.

Maar onder daardie indrukwekkende getalle lê 'n aanhoudende operasionele uitdaging: betalingsinvordering. Bedryfsopnames dui daarop dat Brasiliaanse gimnasiums tussen 15% en 28% van die verwagte maandelikse inkomste verloor weens mislukte betalings, kaarte wat verval het en foute met die handrekening. Vir 'n middelgrootte ketting soos Força Fitness het daardie gaping vertaal in tienduisende reais wat elke maand verdwyn.

Dit is die verhaal van hoe een gimnasiumketting daardie inkomstelek toegestop het - en sy hele operasie in die proses verander het.

Die uitdaging: Handmatige prosesse wat inkomste en personeeltyd dreineer

Ricardo Menezes het Força Fitness in 2017 gestig met 'n enkele ligging in die Pinheiros-woonbuurt van São Paulo. Teen vroeg in 2024 het die ketting uitgebrei na 12 plekke regoor die stad se metropolitaanse gebied, met 'n gesamentlike ledetal van meer as 8 400 aktiewe lede.

Groei het egter kompleksiteit meegebring. Die gimnasiumketting het gehardloop op 'n lappieskombers van ontkoppelde gereedskap:

'n Erfenis-gimnasiumbestuurstelsel (slegs vir rekenaars, geen API-integrasies) vir aanmelding

Sigblaaie om lidmaatskaphernuwings en betalingsstatus op te spoor

Handmatige bankoorplasings en boletos ('n algemene Brasiliaanse betaalmetode) vir fakturering

WhatsApp-groepe vir interne kommunikasie tussen liggings

'n Basiese webwerf met geen aanlyn-aanmeldingsvermoë nie

"Ons het gegroei, maar ons stelsels het nie saam met ons gegroei nie. Elke maand het my admin-personeel die eerste twee weke net betalings gejaag. Ons het drie voltydse mense gehad wie se primêre werk was om lede te bel oor agterstallige fakture. Dit was onvolhoubaar."

— Ricardo Menezes, stigter en uitvoerende hoof, Força Fitness

Die probleme was kwantifiseerbaar en pynlik:

Probleemarea

Maandelikse impak

Mislukte of gemis betalings

R$38 000 in onafgevorderde inkomste

Personeelure op handmatige betalingopvolging

~180 uur oor alle plekke

Lede-afsetkoers (maandeliks)

7,2% — ver bo die 4-5% bedryfsteiken

Nuwe lid aan boord tyd

25-30 minute per lid (slegs persoonlik)

Dae om 'n faktuurgeskil op te los

5-8 werksdae gemiddeld

Die finansiële tol was skerp. Teen R$38,000 per maand in mislukte betalings alleen, het die ketting R$456,000 per jaar op die tafel gelaat - genoeg om die opening van 'n heeltemal nuwe ligging te finansier.

Intussen het die 7,2% maandelikse afloopkoers beteken dat die ketting effektief sy hele lidmaatskapbasis elke 14 maande vervang. 'n Beduidende deel van daardie afloop was onwillekeurig - lede wie se betalings misluk het en wat nooit behoorlik weer betrokke was nie.

Waarom Força Fitness Mewayz gekies het

Ricardo se span het verskeie oplossings geëvalueer, insluitend gimnasium-spesifieke platforms soos Tecnofit en EVO, sowel as algemene besigheidsinstrumente. Die vereistes was duidelik:

Outomatiese herhalende betalings met herprobeerlogika vir mislukte transaksies

CRM-funksionaliteit om ledelewensiklusse oor al 12 liggings na te spoor

Aanlyn-aanmelding en selfdiens vir nuwelinge en oud

Frequently Asked Questions

What was the main financial challenge Força Fitness was facing?

Força Fitness was losing approximately R$38,000 every month due to failed payment collections. This administrative burden required staff to spend countless hours manually tracking down payments, sending reminders, and updating member statuses. This inefficiency not only hurt their immediate cash flow but also contributed to a higher member churn rate, as lapsed payments often led to cancelled memberships.

How did Mewayz help reduce failed payments by 73%?

Mewayz automated the entire payment collection process. Its system seamlessly integrates with local Brazilian payment gateways, automatically retrying failed transactions with smart logic and sending automated reminders to members for updated payment methods. This hands-off approach ensured payments were collected consistently, recovering R$456,000 in annual revenue that was previously being lost.

How were staff able to save 162 hours per month on administration?

Before Mewayz, staff manually managed billing, chased payments, and updated spreadsheets. The platform's automation handles all of this, freeing up the team to focus on member experience and gym operations instead of tedious administrative tasks. This significant time saving translates into better service and reduced labor costs.

Is a system like this affordable for a multi-location gym chain?

Yes. Mewayz is designed to be highly scalable and cost-effective. With plans starting at $19/month for access to its core modules, the return on investment was clear for Força Fitness. The solution quickly paid for itself by recovering lost revenue and reducing administrative overhead across their 12 locations.